İçerik

• adımlar
• İpuçları

Her ofisin bir fotokopi makinesine ihtiyacı vardır ve çoğu bir tane satın alarak para israfına neden olur. Ancak, hizmet şartlarını imzalamadan önce dikkatlice araştırıp okuyarak, uygun bir fotokopi makinesi edinebilirsiniz. Ofisinizde kullanmak için her zaman en pahalı veya en iyi kalite doğru seçim değildir.

adımlar

Yöntem 1/2: İyi Bir Model Seçme

1. 

   "Ev ofiste" masaüstü kullanımı için bir şablon satın alın. Fotokopi makinesi evde kullanım için veya ayda 700'den az kopya yapan bir işletme içinse masaüstü modeli uygundur. Büyük fotokopi makinelerinden daha ucuz ve basittirler. Bu makaledeki bilgilerin geri kalanı büyük ofislerin ihtiyaçlarına odaklanmıştır.
   • Bir lazer kopyalayıcı / yazıcı / tarayıcının maliyeti genellikle 400 R $ (yalnızca siyah beyaz) ile 900 R $ (daha hızlı ve renkli) arasındadır.
   • Mürekkep püskürtmeli fotokopi makineleri (mürekkep püskürtmeli), renkli olanlar bile yaklaşık 200 R $ 'a kadar mal olabilir. Bununla birlikte, operasyon maliyeti lazer fotokopi makinelerinin iki veya üç katı olabilir. Her sayfanın (siyah beyaz basılmış) maliyeti yaklaşık 30 senttir.

2. 

   
   
   Temel işlevleri bilin. Piyasada hala bazı türler olmasına rağmen, çoğu işletme ihtiyaç duydukları seçenekleri tanımlamada zorluk çekmeyecek:
   • Lazer Fotokopi Makineleri uzun vadede daha hızlı ve ucuzdurlar. mürekkep püskürtmeli ticari ortamlar için tavsiye edilmez.
   • Dijital fotokopi makineleri eski modellere göre açık farkla en uygun ve yaygın olanlardır ve analog.
   • Renkli fotokopi makineleri önemli ölçüde daha pahalıdır ve üzerine yazdırılanlardan çok daha sık kusurlara sahiptir siyah ve beyaz. Zaman zaman renkli belgelere ihtiyacınız varsa, bir fotokopi makinesi arayın melez.

3. 

   
   
   Çok işlevli bir cihaz satın almayı düşünün. Hemen hemen her modern fotokopi makinesi aynı zamanda bir yazıcıdır ve hatta bazıları belgeleri tarayabilir ve fakslayabilir. Basit bir hepsi bir arada aygıtın, basit bir fotokopi makinesi ve ek işlevlere kıyasla artılarını ve eksilerini analiz edin:
   • Tek işlevli bir cihaz, hepsine ihtiyacınız olduğu dikkate alındığında, genellikle çok işlevli cihazlardan daha ucuzdur.
   • Her işlev için ayrı makineler kullanılarak, herhangi bir kusurun etkisi azaltılacaktır.
   • Büyük ofisler, beklemekten kaçınmak için birden fazla makine kullanmalıdır.

4. 

   
   
   Aylık olarak yapılan kopya sayısını tahmin edin. Fotokopi makinesini ihtiyaçlarınıza göre uyarlamak paradan tasarruf etmenizi sağlar, gecikmeleri önler ve hatta kusurların sıklığını azaltır. Çok önemli olan aşağıdaki adımı tamamlayın:
   • Kopya kayıtlarını inceleyin (tercihen son 6-12 aydan itibaren). Bunlara sahip değilseniz, o güne kadar sipariş ettiğiniz baskı hizmeti sayısıyla kopya servisinden bir kopya isteyin. Yapılan kopya sayısı olmalıdır.
   • Aylık ortalama kopya sayısını bulun.
   • Hata yapmaktan kaçınmak için değeri 1,2 ile, tahmininiz doğru değilse 1,5 ile çarpın. Böylece baskı kapasitesi eksikliğine ve yanıltıcı reklamlara karşı korunursunuz. Hesaplanan değerden biraz daha yüksek bir aylık cilt yazdıran bir fotokopi makinesi arayın.

5. 

   Kopyalama hızına bakın. Fotokopi makinesinin hangi hızda yazdırdığını inceleyin (ancak ne kadar hızlı olursa o kadar iyi olduğunu düşünmeyin; baskılar arasında çok uzun duran fotokopi makineleri daha kusurlu olma eğilimindedir). Bekleme ve yazdırma sürelerini, üreticilere daha fazla rehberlik eden aşağıdaki yönergelerle dengelemeye çalışın:
   • Dakikada 11–20 sayfa ("Segment 1"): ev veya küçük ofisler için önerilir.
   • 21–30 ppm (Segment 2): Ayda 6.000 veya daha az kopya alan çoğu küçük ofis. Bu "yavaş" hızın 2 veya 3 saniyede bir sayfaya eşit olduğunu unutmayın.
   • 31–44 ppm (Bölüm 3): küçük ve orta ölçekli ofisler (ayda 12.000 kopyaya kadar). Fotokopi makinesini ofis ağına kurmanız gerekirse, bu bölümü veya daha büyük bir bölümü kullanın.
   • 45–69 ppm (Segment 4): orta ila büyük ofisler. Genellikle sadece hukuk firmalarında, muhasebe firmalarında ve kopya artışları yüksek, sürekli ve yoğun kullanıma sahip diğer ofislerde ihtiyaç duyulur.
   • 70–90 ppm (Segment 5): kopyalama için aşırı talep gören veya yazdırmak için geçici olarak kiralanması gereken ofisler.

6. 

   Sonlandırıcı olup olmadığını kontrol edin. Çoğu ofis fotokopi makinesi, çok sayfalı belgeleri otomatik olarak düzenler. Diğer özellikler cihazla veya ayrı bir kopyalama modülüyle birlikte gelebilir. Aşağıdakileri inceleyin:
   • Saklama bölmesi sayısı (saklayabileceği ve düzenleyebileceği kaç tane belge)
   • Her bölmenin kapasitesi (kaç tane kopyalanmış / yazdırılmış sayfa saklayabilir)
   • Belgeleri zımbalayabilir veya delebilir mi? Çok sayfalı belge sayısı yüksek ofislerde hayati öneme sahip bir özelliktir.

7. 

   Aramanızı bitirin. Nihai kararı vermeden önce aşağıdakileri gözden geçirin:
   • Fotokopi makinesi dupleks mi (bir sayfanın her iki yüzüne de yazdırıyor)?
   • Fotokopi makinesi bir belgeyi ne kadar küçültebilir veya büyütebilir?
   • Standart olmayan kağıt boyutları kullanılıyorsa, fotokopi makinesi bunları destekliyor mu?
   • Çoğu yüksek kaliteli fotokopi makinesinde bir Görüntü İşlemcisi (RIP) bulunur. Modelinizde yoksa, harici bir işlemci satın almanız gerekebilir.
   • İlk kopya ne kadardır (ilk kopyanın yazdırılması için geçen süre)? Ofisinizde tek bir kopya daha yaygınsa, bu önemli bir istatistiktir.

Yöntem 2/2: Satın Alma ve Hizmet Şartları

1. 

   Kısa süreli kullanım için bir fotokopi makinesi kiralayın. Kiralama koşulları basittir: Ayda belirli bir miktar ödersiniz ve işiniz bittiğinde fotokopi makinesini iade edersiniz. Bu, paranızı almanın en kötü yoludur, bu nedenle genellikle yalnızca ani bir belge kopyası talebi olan şirketler için uygun bir seçenektir.
   • Ekstra ücretleri kapsayan herhangi bir kiralama koşulundan kaçının. Tek seferlik, sorunsuz bir hizmet bulabilmelisiniz.

2. 

   Mümkünse, nakit kopyalayıcıyı satın alın. Satın alma sırasında tüm paraya sahip olmanız ve cihazı birkaç yıl kullanacağınızı bilmeniz gerekir. Paranız varsa, bu yöntemin iki ana avantajı vardır:
   • Bazı durumlarda, kısa vadeli bir mali avantaj elde ederek, birkaç yıl içinde ücreti ödemekten kurtulabilirsiniz. Bir mali avukata danışın.
   • Daha sonra fotokopi makinelerini değiştirirseniz biraz para biriktirmenize olanak tanıyan kira sözleşmesine bağlı kalmayacaksınız.

3. 

   Kullanılmış bir fotokopi makinesi almayı düşünün. Kullanılmış cihazlar yenisinin fiyatının 1 / 5'ine mal olabilir. Yeni bir işletme açıyorsanız ve kopya hacminin ne kadar olacağını bilmiyorsanız, bu yatırım en az riski sunar. Fotokopi makinesinden çoğaltılan ve yazdırılan belgelerin sayısını saymasını isteyin. Dakikada 45 sayfa veya daha fazla hıza sahip yüksek kaliteli bir yazıcı, 15 veya 20 milyon sayfa kopyalamak için ideal olacaktır. Daha yavaş, daha eski (veya daha düşük kaliteli) bir fotokopi makinesi yaklaşık 1-5 milyon sayfadan sonra "ölebilir".

4. 

   Kira şartlarını dikkatlice okuyun. Kira, kira ile satın alma arasında bulunur. Makineyi 1-5 yıl kullanmak için aylık bir ücret ödüyorsunuz. Bu sürenin sonunda, kalıcı olarak satın alma seçeneğine sahip olacaksınız. Sözleşmeler imzaladıktan sonra "kaçmak" için zordur, bu nedenle sözleşmeyi çok dikkatli okuyun!
   • Adil Piyasa Değeri (FMV veya Adil Piyasa Değeri) kiralamalarının maliyeti, fotokopi makinesinin kalitesine bağlı olarak genellikle ayda 200 R $ ile 1200 R $ arasındadır. Bittiğinde, banka fotokopi makinesi için mevcut değer piyasasına göre bir fiyat belirleyecektir.
   • Yeni bir işletme açtıysanız, sahibinin kişisel bir teminat imzalaması gerekebilir. Bu, işletme yapamazsa mal sahibinin kira ücretlerini cebinden ödemek zorunda kalacağı anlamına gelir.

5. 

   Ayrı bir servis ve bakım süresi yapın. Tasarruf etmek için bakım ve servis ücretlerinin kiralamaya dahil olduğunu kabul etmeyin; bunun yerine, fotokopi makinesini onarmak ve depolamak için başka bir şirket kiralayın. Servis sözleşmesini inceleyin ve aşağıdaki bilgileri not edin:
   • Kopya başına hizmet maliyetini öğrenin. Aylık ücreti bulmak için bu tutarı kopya hacmi ile çarpın.
   • Minimum bir aylık ücret arayın. Daha yavaş bir ayda, fotokopi hizmeti yerine bu ücreti ödeyebilirsiniz. Son 12 aylık kopya hacmine dayalı olarak ek bir maliyet tahmini yapın.
   • İdeal olan, onarımı gerçekleştirmek için en fazla dört saat süren acil servisler aramaktır.
   • Ofis normal çalışma saatleri dışında çalışıyorsa, bu saatlerde acil onarımların kapsam dahilinde olduğundan emin olun.

İpuçları

• Tanınmış ve güvenilir üreticilerden satın alın. Mümkünse, üretici ve modeller hakkındaki önerileri, incelemeleri ve incelemeleri okuyun.
• BT departmanından, yetkisiz erişimi engelleyerek kopyalayıcının ağ bağlantısını korumasını isteyin.