İçerik

• Adımlar
• Topluluk Soruları ve Cevapları

Diğer Bölümler

Etkili bir envanter sistemi, herhangi bir perakende veya üretim operasyonunun vazgeçilmez bir bileşenidir. Bir perakende envanter sisteminin birincil amacı, bir depoda veya depoda depolanan ürünlerin, sarf malzemelerinin ve malzemelerin fiziksel sayımını doğru bir şekilde sürdürmektir. Bir kez oluşturulduktan sonra, depolanan malları kontrol etmek ve korumak için bir envanter sistemi kullanılabilir ve envanterin bozulma veya hırsızlık nedeniyle kaybolmamasını sağlar.

Adımlar

Yöntem 1/4: Saymayı Kolaylaştırmak İçin Depolama Sistemini Geliştirme

1. 

   Envantere alınan ürünleri sayaçları dikkate alarak düzenleyin. Bir envanter sisteminin etkinliği, büyük ölçüde envantere kaydedilen öğelerin sayılma doğruluğuna bağlıdır. Ürünlerin veya malların yanlış sayılması, diğer sorunların yanı sıra, genellikle muhasebe, satış takibi, fazla sipariş ve fazla üretimde tutarsızlıklara neden olur. Verimsiz bir depolama sistemi, işlemi tamamlamak için harcanan süreyi artırarak envanter izleme maliyetini de önemli ölçüde etkileyecektir.
   • Envanterinize erişimi kolaylaştırmaya, ayırmaya ve saymaya odaklanın. Sayaçlarınızın her bir öğeye hızlı bir şekilde erişebilmesi için görünürlük, etiketleme kolaylığı ve basit organizasyon sağlamaya çalışın.

2. 

   
   
   Depolama gereksinimlerini göz önünde bulundurun. Envanterinizi depolamak için gereken fiziksel boyutları hesaplayın. Bu, ürünlerinizin veya malzemelerinizin boyutuna ve satış hacminize bağlı olarak bütün bir depo veya küçük bir dolap olabilir. Ayrıca, sıcaklık veya nem kontrolü gibi saklama için gereken özel koşulları da göz önünde bulundurmalısınız.
   • Ayrıca, özellikle tehlikeli veya kontrollü öğeler için belirli türdeki envanterleri nasıl saklamanız gerektiğini belirleyen eyalet veya federal yasalar olabilir.

3. 

   
   
   Her öğeye net bir görüş açısı sağlamak için depolama rafları tasarlayın. Depolanan ürünleri, envanteri almaktan sorumlu olanların her bir öğeye kolayca erişip sayabileceği şekilde düzenleyin. Her şeyi etiketleyin, böylece kolayca tanınabilir ve envanter uygun alana yerleştirilebilir.
   • İçlerinde depolayacağınız envanter türüne bağlı olarak depolama raflarını ve kutuları seçin ve ayarlayın. Sizinkini seçerken gerekli büyüklük, yükseklik ve kutuların veya rafların özel niteliklerini göz önünde bulundurun.
   • Örneğin, envanterinizle dolu bir rafın ne kadar ağır olacağını düşünün ve bu ağırlık gereksinimini karşılayan veya aşan bir raf sistemi seçin.
   • Mağaza raflarında tutulan envanterin de bir envanter sisteminde sayılması gerektiğini unutmayın.
   • Kullanım kolaylığını artırmak için kanal açmayı da kullanabilirsiniz. Yerleştirme, envanterin verimli bir şekilde yerleştirilmesini ifade eder. Örneğin, tipik olarak birlikte sevk edilen ürünler depoda birbirine yakın yerleştirilebilir.
   • Ayrıca envanter, en yüksek ciroya sahip envanter en erişilebilir olacak şekilde ayarlanmalıdır. Yerleştirme, başlangıçtan itibaren planlanmalı ve ardından yeni öğeler ve talep veya operasyonlardaki değişiklikleri hesaba katmak için zaman içinde revize edilmelidir. İdeal olarak, yerleştirme haftalık veya hatta günlük olarak yeniden düşünülmelidir.
   • Ayrıca, nadiren satılan ve eski ürünlerden olabildiğince çabuk kurtulmayı da düşünmelisiniz. Satma olasılıkları düşüktür ve çoğu zaman bu eşyalar size getireceklerinden daha fazla depolamaya mal oluyor.

4. 

   
   
   Bir barkod sistemi düşünün. Çok miktarda envanteriniz varsa, her bir öğeye adıyla bakmadan envanterinizi izlemek için bir yola ihtiyacınız olacaktır. Bunu yapmanın en basit yolu bir barkod sistemidir. Envanterinizi içeri ve dışarı taramak ve envanter sayımlarını gerçekleştirmek için kullanabileceğiniz bir tarayıcı edinin. Bununla birlikte, çok az öğeniz veya öğe türünüz varsa, basit bir görsel sistem kullanabilirsiniz. Görsel sisteminiz çok fazla zaman alırsa veya hatalı hale gelirse, daha sonra bir barkod sistemine geçebilirsiniz.
   • Tarayıcının ortamınız için tasarlandığından emin olun. Örneğin, bir hastanenin sterilize edilebilen tarayıcılara ihtiyacı olabilir.
   • Ayrıca, bu barkodlu öğenin depolandığı rafları veya boşlukları etiketlemek için bir barkod yazıcısına da ihtiyacınız olacaktır.
   • Küçük bir işletme yürütüyorsanız, çalışanlarınızın cep telefonlarının tarayıcılara dönüştürülmesini sağlayan bir uygulamayı da indirmeyi seçebilirsiniz.

5. 

   Alınan her envanterin ana kaydı olarak hizmet vermek için bir envanter e-tablosunu biçimlendirin. Başlamak için Excel, Pages veya Google Sheets gibi bir programda bir elektronik tablo açın. Bir e-tablodaki sütunları kullanarak kategorilerinizi oluşturun, envanter öğelerinizi sayfada satırlar halinde listeleyin. Etkili bir envanter sistemi aşağıdaki sütun başlık kategorilerini içermelidir:
   • Bugünkü tarihi kaydetmek için "Sayım Tarihi" başlıklı bir sütun kullanın.
   • Bu kalemin miktarını son sayımdan kaydetmek için "Önceki Miktar" sütununu kullanın.
   • Her bir öğenin toplam sayısını kaydetmek için "Eldeki Miktar" sütununu kullanın.
   • Bir ölçü birimi ekleyin.
   • Sayılan öğelerin açıklamasını sağlamak için "Ürün Açıklaması" sütununu kullanın.
   • Öngörülen talebi karşılamak için eldeki gerekli öğe miktarını temsil etmek için "Build-To" sütununu kullanın.
   • Önceki dönemde satılan ürünlerin miktarını temsil etmek için "Satılan Miktar" sütununu kullanın.
   • Her bir öğenin maliyetini toplam satış maliyetinin bir yüzdesi olarak göstermek için "Satış Maliyeti Yüzdesi" sütununu kullanın.
   • Bir sonraki satış döneminin talebini karşılamak üzere satın alınacak veya üretilecek ürün sayısını otomatik olarak üretmek için "Üretilecek veya Yeniden Sipariş Edilecek Miktar" sütununu kullanın.
   • Envanter seviyelerinizi yönetmek için Quickbooks veya Peachtree gibi muhasebe yazılımlarını da kullanabilirsiniz.

Yöntem 2/4: Fiziksel Envanteri Envanteri Ayırmak İçin Uzlaştırma

1. 

   E-tablodaki uygun sütunlara her kategori için verileri girin. Satılan miktarı, "inşa etme" yi oluşturmak için sipariş edilen miktardan çıkarın. Ardından, gelecek dönem için envanteri ayarlamak üzere doğru miktarı belirlemek için eldeki miktarı "oluşturma" miktarından çıkarın. Hammaddeler ve bileşenler dahil her tür envanter kalemi için veri girmeyi unutmayın.

2. 

   Envanter daralması için verileri ayarlayın. Envanter daralması, normal iş operasyonları sırasında envanter kaybı anlamına gelir. Envanter hırsızlık, eskime, bozulma veya hasar nedeniyle kaybolabilir. Envanter küçülmesi, fiziksel envanter sayımı ile kitaplara en son kaydedilen envanter sayımı arasındaki farkı hesaba katacaktır. Envanter almadan önce herhangi bir küçülme fark ederseniz, derhal envanter e-tablonuza kaydettiğinizden emin olun.

3. 

   Ayrı envanter ve idari görevler. Envanter yönetimi, hem envanter sayımı ve hareket gibi fiziksel envanter yönetimini hem de uygun evrak ve muhasebe dosyalarının doldurulması gibi idari görevleri gerektirecektir. Büyük şirketlerde, bu süreçler büyük olasılıkla ayrı departmanlar veya ekipler tarafından ele alınacaktır. Bununla birlikte, en küçük işletmelerde bile, her iki tarafı da ele alacak farklı bir kişiye sahip olmalısınız. Bu, hırsızlık riskini azaltır.

Yöntem 3/4: Envanteri Düzenli Aralıklarla Alma

1. 

   Envanter çalışanlarınızı eğitin. Envanter ve envanter sistemlerinizde çalışan kişiler, envanter sisteminizin en kritik yönüdür. Eğitimsizlerse veya kimin bir eylemi gerçekleştirmesi gerektiğinden emin değillerse, envanter yönetimi verimliliğiniz ve doğruluğunuz zarar görecektir. Çalışanlarınızı, her noktada ne yapılması gerektiği, kimin yapması gerektiği ve nasıl belgelenmesi gerektiği dahil olmak üzere envanter yönetimi sürecinin her yönü hakkında eğitin. Gerekirse, çalışanların bir rehbere başvurabilmesi için bu politikaları not edin. Bu, hayal kırıklığını ve envanterin yanlış yönetimini önlemeye yardımcı olacaktır.

2. 

   Envanter sayımlarını günlük, haftalık veya aylık yapın. Envanterin alınma sıklığı, bir envanter sisteminin doğruluğu üzerinde önemli bir etkiye sahip olacaktır. Bununla birlikte, işlemin türüne bakılmaksızın, bazı işlem türleri diğerlerinden daha düzenli envanter aralıkları gerektirecektir. Örneğin, bir otomobil bayisi, bir büyük mağaza veya yemek servisi operasyonu ile aynı sıklıkta envanter aralığı gerektirmeyecektir.
   • Önce en kritik öğelere odaklanın. Ürünlerinizi ne sıklıkta sattıklarına göre üç kategoriye ayırın.
   • Örneğin, yüksek öncelikli öğelerinizi satışlarınızın yüzde 80'ini oluşturan öğeler olarak ayarlamayı deneyin. Ardından, daha az satılan ürünler için orta öncelikli ve düşük öncelikli kategoriler oluşturabilirsiniz.
   • Bunu yaptıktan sonra, çabanızın büyük çoğunluğunu yüksek öncelikli öğelerinize odaklayabilirsiniz. Bu çaba, saymayı, satışları tahmin etmeyi ve yeniden sipariş etmeyi içerir.
   • Bu yapıldıktan sonra, orta ve düşük öncelikli öğeleriniz için fazla zaman kullanabilirsiniz. Bunu yapmak sizi düşük performanslı öğelerde zaman kaybetmekten kurtaracaktır.

3. 

   İki tezgahın envanter sayımlarını almasını sağlayın. Bu, envantere kaydedilmiş öğelerin fiziksel sayımlarını alırken insan hatası miktarını önemli ölçüde azaltabilir. Fiziksel envanterin alınmasında kullanılmak üzere ana kayda karşılık gelen kağıt envanter sayfalarını yazdırın.
   • Bir kişinin, numaraları yüksek sesle söyleyerek fiziksel sayımı gerçekleştirmesini sağlayın.
   • Diğer sayaç, numaralar çağrıldıkça ana envanter hesap tablosundaki uygun alana girecektir.
   • Ancak, bunun aynı anda yapılması gerekmiyor. Envanter, farklı kişiler tarafından iki kez alınabilir.
   • Rakamlar, alınan envanterin doğruluğunu sağlamak için karşılaştırılabilir.

Yöntem 4/4: Envanter Yönetimini İyileştirme

1. 

   Envanter verilerini analiz edin. Envanter bilgilerini analiz ederek envanter yönetiminizi geliştirebilirsiniz. Özellikle, belirli bir zamanda ne kadar envanter taşımanız gerektiğini ve ne zaman daha fazla sipariş vermeniz gerektiğini anlamak için çalışabilirsiniz. Yıllık veya üç aylık satılan mal maliyetinizi o süre içinde açık olduğunuz gün sayısına bölerek satılan günlük mal maliyetinizi hesaplayarak başlayın. Ardından, mevcut envanter değerinizi bu miktara bölün. Sonuç, ortalama envanter yatırım sürenizdir.
   • Bu rakam, satın aldığınız envanterinizin ortalama olarak satışa dönüştürülmesinin ne kadar sürdüğünü gösterir.
   • Daha sonra, daha az miktarda envanter sipariş ederek veya müşterilerden daha hızlı ödeme almak için çalışarak bu rakamı azaltmaya çalışabilirsiniz.
   • Envanterinizin satış oranına envanter değerinizi aylık satışlarınıza bölerek de bulabilirsiniz. Artan mı azalıyor mu görmek için bu değeri zaman içinde izleyin.
   • Envanter satış oranının artması, çok fazla envanter satın aldığınız anlamına gelirken, azalan envanter daha fazla satın almanız gerektiği anlamına gelir.

2. 

   Envanter seviyelerinizi optimize edin. Kârı maksimize etmek ve zararı azaltmak için envanter seviyeleri etkin bir şekilde yönetilmeli ve doğru seviyede tutulmalıdır. Çok fazla envanter tutmak, eskimiş, hasar ve bozulma riskini artırırken, yeterince tutmamak satış fırsatlarını kaybetmek anlamına gelir. Envanterinizi optimize etmek için önceki dönemlere dayalı satış tahminleriyle başlayın. Ardından trendlere ve sezona göre ayarlama yapın. Örneğin, sonbaharda yılın geri kalanından daha fazla satışla karşılaşırsanız, envanterinizi bu aylar için ayarlamak isteyebilirsiniz.

3. 

   Envanter yönetimi yazılımını uygulayın. Bir envanter elektronik tablosu kullanmak küçük bir işletme için işe yarayabilirken, her tür büyük veya yüksek hacimli kuruluş için özel bir envanter yönetimi yazılımına ihtiyaç duyacaktır. Bu programlar, envanteri, siparişleri ve diğer verileri yönetmenize olanak tanırken faydalı analizler ve izleme sağlar. İdeal olarak, sisteminiz birleşik bir sistem oluşturmak ve bazı işlemlerinizi otomatikleştirmek için diğer iş yazılımınızla entegre olabilir.
   • İhtiyaçlarınıza uygun olanı bulmak için envanter yönetimi yazılım paketlerini çevrimiçi olarak araştırın. Popüler sağlayıcılar arasında Oracle ve SAP bulunur.
   • Yazılım seçiminiz, özel ihtiyaçlarınıza (hacim, envanter türü, vb.), Bütçenize ve dönüştürme sürenize (yeni bir teknolojiyi uygulamak için ne kadar zaman ayırabileceğiniz) bağlı olacaktır.

4. 

   Kaybı azaltmak için çaba gösterin. Envanter küçülmesi tipik olarak küçüktür, ancak sistematik olarak azaltılmazsa önemli bir zararı hesaba katabilir. Depo veya depolama alanlarınızın etrafındaki güvenliği artırarak hırsızlığı önlemek için çalışın. Bir kamera sistemi kurarak ve şüpheli müşterilere göz kulak olarak mağazanızdaki hırsızlığı azaltın. Öğelerinizdeki etiketlere veya RFID etiketlerine yanıt veren bir alarm sistemi de kurabilirsiniz.
   • Ürün alanlarına erişimi kesinlikle orada olması gerekenlerle kısıtlayarak çalışanların potansiyel hırsızlığını azaltın.
   • Envanter sayımı uygulamalarınızı yakından takip ederek bozulma kayıplarını azaltın. Envanteri rafa kaldırırken eski stoğu ileriye taşımayı unutmayın.

Topluluk Soruları ve Cevapları