Not Nasıl Yazılır (Resimlerle) - Ipuçları

Video: Nasıl Not Tutuyorum - Özet Çıkarıyorum? (kullandığım kalemler)

İçerik

adımlar
İpuçları

Bir not, belirli bir grup insanı belirli bir konu hakkında - örneğin gelecekteki bir olay veya yeni bir politika - hakkında bilgilendirmeye ve onları harekete geçmeye teşvik etmeye hizmet eder. "Not" terimi "hatırlanması gereken" anlamına gelir. Etkili notların nasıl yazılacağını öğrenmek için okumaya devam edin.

adımlar

Bölüm 1/4: Başlığı yazma

Belgenin niyetini hemen netleştirmek için sayfanın başına "MEMORANDUM" yazın. Başlık ilk satıra büyük harflerle ve tercihen koyu olarak yazılmalıdır. İsteğe bağlı olarak sayfanın soluna veya ortasına hizalayabilirsiniz. İsterseniz, metnin geri kalanından daha büyük bir yazı tipi de kullanabilirsiniz.
- Başlık ile başlığın geri kalanı arasında çift boşluk bırakın.
Alıcıyı belirtin. Not, bir profesyonel iletişim biçimi olarak hareket eder ve resmi olarak ele alınmalıdır. Notu göndereceğiniz kişinin tam adını ve unvanını kullanın.
- Belgeyi şirketin tüm çalışanlarına gönderecekseniz, örneğin, "KİME: Tüm çalışanlar" yazın.
Ekstra alıcıları belirtin. "KİME:" satırının altına "CC:" satırını ekleyin (nezaket nüshası. Konu doğrudan ilgilendirmese bile, kişinin notu bilgilendirmek için bir uyarı olarak alması fikirdir.
Adınızı "FROM:" satırına yazın.". Alıcılara ek olarak, başlık notu gönderen kişiyi içermelidir. Tam adınızı ve başlığınızı girin.
Belgenin tarihini girin. Günü, ayı ve yılı tam olarak yazın. Örneğin: "TARİH: 5 Ocak 2016" veya "Tarih: 5 Ocak 2016".
Notun konusunu yazın. Alıcıların belgenin ne hakkında olduğu konusunda hemen fikir sahibi olması için net ve kısa olun.
- Örneğin, "Karıncalar" yazmak yerine daha spesifik olun: "Ofisteki karıncaların sorunu".
Başlığı uygun şekilde biçimlendirin. Sola hizalanmış sayfanın üst kısmında olmalıdır. "Nereye", "kimden", "veri" ve "konu" terimleri büyük harflerle yazılmalıdır.
- İyi biçimlendirilmiş bir başlık örneği:
  ALICI: Alıcının adı ve konumu.
  DE: Adınız ve unvanınız.
  TARİH: Notun tam yazılma tarihi.
  KONU: Belgede ele alınan tema.
- Başlığı yazarken, metni hizaladığınızdan ve bölümler arasında çift boşluk bıraktığınızdan emin olun.
- İsterseniz, sayfanın üstünden geçen başlığın altına bir çizgi de ekleyin. Bu sizi belgenin gövdesinden ayıracaktır.

Bölüm 2/4: Not metninin yazılması

Belgenin hedef kitlesi hakkında dikkatlice düşünün. İstenilen etkiye sahip olabilmesi için formalitenin tonunu, boyutunu ve seviyesini okuyacak kişilere göre ayarlamak gerekir. İyi bir iş çıkarmak için belgeyi kimin okuyacağına dair iyi bir fikriniz olmalıdır.
- Kitlenizin önceliklerini ve endişelerini düşünün.
- Okuyuculardan olası soruları tahmin etmeye çalışın. Hedef kitleyi ikna edebilecek örnekler, kanıtlar ve bilgiler dahil olmak üzere içerik beyin fırtınası yapın.
- Notu kimin okuyacağını düşünmek, uygun olmayan belirli bilgileri veya terimleri dahil edip etmeyeceğinizi değerlendirmenize de yardımcı olacaktır.
Selamlara aldırmayın. Notlar mektup değildir ve "Sevgili Bay Falanca" ile başlamasına gerek yoktur. Belgede neyin tartışılacağını tanıtmak için doğrudan söz konusu konuya dokunun.
Problemi ilk paragrafta sunun. Okuyucuyu, yapmasını istediğiniz eylem hakkında bağlamsallaştırın. Paragraf biraz, konuyu tanıttığınız ve ne kadar önemli olduğunu söylediğiniz bir tez gibi çalışır. Ayrıca, notun geri kalanında söyleyeceğiniz şeyin bir özeti olarak girişi de düşünün.
- Genel olarak, girişte en fazla bir paragraf olmalıdır.
Misal: "1 Temmuz 2016 itibarıyla şirket, sağlık planlarıyla ilgili yeni politikalar uygulayacak. Tüm çalışanlar bir sağlık planı alacak ve en azından Saatte 30,00 Brezilya reali ".
Tartışılan konuyu bağlamsallaştırın. Okuyucunun ele alınan konu hakkında bazı bilgilere ihtiyacı olabilir. Bağlam verin, ancak kısa olun ve yalnızca gerekli olanı söyleyin.
- İlgili ise, bir politikanın neden uygulandığını açıklamaya devam edin. Örneğin: "Toplantıdan sonra sendika artık tüm çalışanların saat başına en az 30,00 R $ almasını gerektiriyor".
Alınacak eylemleri güçlendirin. Bunları kısaca özetleyin ve önerilen çözümler için kanıt ve mantıksal nedenler sağlayın. En önemli bilgilerle başlayın ve en spesifik ile ilerleyin. Okuyuculara önerilen eylemlerden nasıl yararlanacaklarını ve hiçbir şey yapmazlarsa ne olacağını bildirin.
- İstenirse grafikler, resimler, listeler ve tablolar ekleyin. Ekler olmalıdır hiç metinle alakalı.
- Büyük bir not yazıyorsanız, tüm kategorileri ayıran başlıklar yazın. Örneğin, "Politikalar" yazmak yerine "Yarı zamanlı çalışanlar hakkında yeni politikalar" yazın. Kısa olun ve böylece notun teması anlaşılır olur.
Alınması gereken eylemleri önerin. Notun işlevi, yeni bir ürünü duyurmak, raporlar hakkında yeni politikalar iletmek veya şirketin bir sorunla nasıl başa çıktığını bildirmek gibi belirli bir konuda harekete geçmektir. Metnin son paragrafında okuyucu tarafından yapılması gereken eylemi güçlendirin.
- Örneğin, "Tüm çalışanlar yeni sistemi Haziran 2017'ye kadar kullanmalıdır" yazabilirsiniz.
- Gerekirse, tavsiyeleri destekleyecek kanıtlar ekleyin.
Notu olumlu bir notla bitirin. Son paragraf, şirketin dayanışmasını yinelemenin yanı sıra, söz konusu sorunu çözmek için gerekli adımları vurgulamalıdır.
- "Önerileri daha sonra tartışmaktan ve vereceğimiz kararlara devam etmekten mutluluk duyarım" gibi bir şey yazabilirsiniz.
- Bir başka kapatma örneği: "Hattın genişlemesinden çok memnunuz ve şirketin daha sürdürülebilir hale gelmesine yardımcı olacağından eminiz".
- Kapanış olmalı maksimum iki cümle.

Bölüm 3/4: Notu Sonlandırma

Metni uygun şekilde biçimlendirin. Kolay okumak için Arial yazı tipi veya Times New Roman boyutu 12 ile standart biçimlendirmeyi kullanın. Her tarafta standart Word kenar boşlukları kullanın.
- Paragrafları aralarında çift boşluk kullanarak ve girintisiz olarak biçimlendirin.
Metni inceleyin. Yazının net, kısa ve hatasız olduğundan emin olmak için yüksek sesle okuyun. Kullanılan dilin tutarlı olup olmadığını kontrol edin ve belirli ve gereksiz terimleri ortadan kaldırın.
- Yazım denetimi, dil bilgisi ve içerik hataları, özellikle bir çok isimlere, tarihlere ve değerlere dikkat.
- Notun çok uzun olmadığından emin olun ve gereksiz malzemeleri kesin.
Notu imzalayın. Belge bir imza satırı içermemelidir, ancak imzalamaktan mutluluk duyarsınız. Metne tam adınızı ekleyin ve yazdırdıktan sonra belgeyi onayladığınızı belirtmek için elinizle kalemle imzalayın.
Varsa şirketin antetli kağıdını kullanın. Şirketin notlar için özel bir antetli olup olmadığını öğrenin. Değilse, şirketin standart antetli kağıdını kullanın.
- Yalnızca e-posta ile gönderilecek bir belge oluşturuyorsanız, şirket logonuz ve iletişim bilgilerinizle bir başlık oluşturun. Yazdığınız sonraki notlar için şablon olarak kaydedin.
Notu dağıtmanın en iyi yolunu seçin. Notun kopyalarını yazdırabilir ve ofis içinde dağıtabilir veya tüm alıcılara bir e-posta gönderebilirsiniz.
- Notu e-posta ile gönderiyorsanız, HTML olarak biçimlendirin veya PDF'ye dönüştürün ve mesajın gövdesine ekleyin.

Bölüm 4/4: Şablonları Kullanma

Belgeyi sıfırdan oluşturmak istemiyorsanız, internette bir not şablonu arayın. Şirket için ideal şablonu bulmak için ayrıntılı bir arama yapın veya Microsoft Word'de bulunan şablonları kullanın. Şablonlar genellikle standart bir temel biçime sahiptir, ancak farklı yazı tipleri ve boyutları kullanır.
- İhtiyacınız olana en uygun modeli indirin.
- İnternette bulunan herhangi bir modeli kullanmadan önce kullanım koşullarını okuyun.
İndirilen modeli bilgisayarda açın. İndir düğmesine tıkladıktan sonra bekleyin. Dosyayı kaydettiğiniz klasöre gidin ve onu Microsoft Word'de açın. Belge .ZIP veya .RAR biçimlerinde indirildiyse, bir ayıklama programı indirin.
- İnternette bulunan şablonlarla uyumluluk sorunlarını önlemek için, Microsoft Word'ün en güncel sürümünü bilgisayarınıza yükleyin. Daha eski sürümleri kullanırken modeller beklendiği gibi çalışmayabilir. Her şeyden önce Microsoft Word'ü güncelleyin.
Başlığı yapılandırın. Şablonlar tamamen düzenlenebilir ve ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilebilir. Örneğin, herhangi bir şablonun başlığına şirket logosunu ekleyebilir, sadece bölüme tıklayıp gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz.
Başlık alanlarını doldurun. Hiçbir şeyin boş kalmaması için "Kimden", "Kime", "CC" ve "Konu" alanlarını doldururken çok dikkatli olun. Yazım hatalarını ve dilbilgisini önlemek için doldurduktan sonra gözden geçirin.
Mesajı yazın. Şimdi notun girişini, metnini ve kapanışını yazmanın zamanıdır. Tercih ederseniz, bilgileri düzenlemek için sıralı listeleri kullanın.
- Metnin iyi hizalanması ve doğru kenar boşlukları olması için şablonun biçimlendirmesini koruyun.
- Gerekirse, notu bir tablo kullanacak şekilde özelleştirin. Listelerin kullanılması metni kirletiyorsa ve okumayı zorlaştırıyorsa bu iyi bir fikir olabilir.
- Şablonun varsayılan metnini silmeyi unutmayın. Belgeyi yazdırmadan veya göndermeden önce iyice inceleyin.
Altbilgiyi unutma. Sayfanın altındadır ve genellikle kişisel veya şirket iletişim bilgileriniz gibi ek bilgiler içerir. Girilen bilgilerin doğruluğunu onaylamak için incelemeye zaman ayırın. Yanlış iletişim bilgileriyle mükemmel bir not yazmak istemezsiniz, değil mi?
Belgenin görünümünü değiştirin. Bir model kullanmanın en büyük avantajı, notun neredeyse tamamen özelleştirilmesidir. Belgeye dikkat çekmesi için biraz kişilik katın. Durum için uygun bir renk kullanabilirsiniz, böylece not görsel olarak çarpıcı ama yine de profesyonel olur.
Notu yeni bir dosya olarak kaydedin. Çalışanlara gönderilen iletişimin kanıtı olarak işlev görecek belgenin yedek bir kopyasına sahip olmak iyidir.
Modeli tekrar kullanmak için kaydedin. Ne zaman farklı bir konu için bir nota ihtiyacınız olursa, şablonu yeniden düzenleyin ve gerekli olanı değiştirin. Bu size zaman kazandıracak ve tutarlı ve profesyonel bir iletişim oluşturacaktır. İyi bir not okuyucuların dikkatini çekecektir.