İçerik

• adımlar

Haftalık raporlar, çoğu şirkette, özellikle işletmelerde, stajlarda ve araştırma projelerinde yaygındır. Raporu yazarken, üstlerinizin kaydedilen ilerleme hakkında daha net bir fikre sahip olması için dikkatli olun.

adımlar

Bölüm 1/3: Bilgileri Düzenleme

1. 

   Raporun amacını bilin. Rapor hazırlamanız gerektiği kadar, bunların rolü sizi mesai saatleri içinde meşgul etmek değildir. Patronunuzun tam olarak neden haftalık raporlar istediğini öğrenmek, belgeye ne yazacağınızı bilmenizi sağlayacaktır.
   • Tipik olarak, bu tür raporlar, yöneticileri şirketin projelerinin mevcut durumu hakkında bilgilendirmeyi ve karar almaya yardımcı olmayı amaçlamaktadır.
   • Örneğin, bir mağaza müdürüyseniz, raporlarınızda haftalık satışları özetlemeniz gerekebilir. İşvereniniz raporu mağazanın performansını, değerlerini ve verilen siparişleri değerlendirmek için kullanacaktır.
   • Bir staj veya araştırma projesi için haftalık raporlar gönderecekseniz, buradaki fikir, eğitmeninize kaydedilen ilerlemeyi göstererek olası önemli bulguları paylaşmaktır.

2. 

   
   
   Raporu kimin okuyacağını bulun. Genel kimlik çok Bilginin önceliklendirilmesine yardımcı olduğu için yazmayı planlarken önemlidir.
   • Raporu kimin okuyacağını bilerek, ne tür bir dil kullanacağınızı da daha iyi bileceksiniz. Örneğin, bir grup birinci sınıf öğrencisi için bir rapor, çok uluslu bir şirketteki yöneticiler için hazırlanan bir rapordan oldukça farklı olacaktır.
   • Bazı öğeleri daha ayrıntılı açıklamanız gerekip gerekmediğini görmek için izleyicileri düşünün. Örneğin, bir grup avukata hukuki bir konu hakkında haftalık rapor yazacaksanız, kanunun tam bir özetini vermenize gerek yoktur. Rapor hukuk eğitimi olmayan bir grup yöneticiye gidiyorsa, diğer yandan, yasaya genel bir bakış vermek iyi bir fikirdir.
   • Rapor bir staj, araştırma projesi veya okul faaliyetinin parçasıysa, halkın Hayır o sizin öğretmeniniz veya danışmanınızdır, ancak rapor onlara ne kadar teslim edilirse edilsin. Yazıyı kime yönlendireceğinizi bilmek için projenin bağlamını ve doğasını düşünün.

3. 

   
   
   Raporun ana verilerine öncelik verin. Belge kısa ve öz olduğu kadar, insanların onu tam olarak okumaması da çok muhtemeldir. Bu nedenle metnin başına önemli bilgiler eklemeyi unutmayın.
   • Örneğin, üç farklı ekipman markasını karşılaştırmak ve şirket için en iyi seçeneği önermek için yazıyorsanız, sonuç hemen görünür olmalıdır. Bu sonuca nasıl vardığınızı hemen açıklamalısınız.
   • Tipik olarak, raporun ilk sayfası sonuçların, tavsiyelerin veya sonuçların bir özeti olmalıdır. Verileri daha ayrıntılı incelemek ve ilgilenen okuyucuların sonuçlarınızı analiz etmeye devam etmesine izin vermek için aşağıdaki sayfaları kullanın.

4. 

   
   
   Raporla ne olabileceğinin farkında olun. Genellikle haftalık raporlar, yalnızca kayıt için kullanılan basit belgelerdir. Metniniz büyük ihtimalle sonuna kadar okunmayacaktır.
   • Yine de yarım yamalak bir rapor yazmanın cazibesine direnin. Pek çok insan her şeyi yazabileceğini düşünür, sonuçta kimse haftalık raporları okumaz. Metnin iş etiğinizi yansıtması önemlidir. Zaman zaman birisi raporlara yeterince dikkat etmediğinizi fark edecek ve "Kimsenin metni okumayacağını biliyordum" diyerek yanıt vermek iyi bir fikir değil, değil mi?
   • Raporun tamamının kaliteli olması gerektiği kadar, okunması en muhtemel kısımlara öncelik verin. Genellikle odak, özet ve sonuçlar üzerinde olmalıdır. Bu parçalar temiz olmalı.
   • Raporun tam olarak okunmamış olmasının önemli olmadığı anlamına gelmediğini unutmayın. Kıdemli profesyoneller genellikle çok meşguldür ve karar vermek için gerekli bilgileri elde etmek için dinamik olarak okumaya alışkındır. Muhtemelen gerekli değilse tüm raporu okumayacaklar, ancak gerekirse daha sonra gözden geçirmek için belgeyi saklayacaklar.

Bölüm 2/3: Belgeyi biçimlendirme

1. 

   Bir örnek isteyin. Tipik olarak şirketler, yöneticilerin veya yöneticilerin bilgileri almasını kolaylaştıran haftalık raporlar için standart bir formata sahiptir. Farklı bir format kullanmak okumayı engelleyebilir.
   • Şirketin formatına göre Daha ileri Yöneticiler biçimlendirmeye alıştıkları ve ihtiyaç duydukları bilgileri göz açıp kapayıncaya kadar alabildikleri için satış raporları açısından önemlidir. Farklı biçimlendirme kullanarak, anlaşılması için okunması gerekeceğinden raporu işe yaramaz hale getireceksiniz.
   • Bir yönetici asistanı bulun ve rapor için herhangi bir biçimlendirme şablonu olup olmadığını sorun. Tipik olarak, şirketlerin doğru biçimlendirme ayarlarına sahip boş belgeleri vardır.

2. 

   Sunum yöntemini dikkate alın. Raporu ekli bir belge olarak veya doğrudan bir e-postanın gövdesine gönderecekseniz, belgenin biçimi farklıdır.
   • Örneğin, raporu bir e-postaya ekli bir belge olarak gönderecekseniz, mesaj gövdesinin bir özetini ekleyin. Böylece, okuyucunun raporun genel mesajını anlamak için eki indirmesine gerek kalmaz.
   • Teslimat yazdırılacaksa, raporun tanımlanmasını ve arşivlenmesini kolaylaştırmak için bir kapak veya başlık sayfası ekleyin.
   • Teslimat yöntemi ne olursa olsun, her sayfaya adınızı yazın. Ayrıca tüm sayfalara "PAGE X DE Y" stil numaralandırması ekleyin. Böylece, sayfaların gevşemesi veya kaybolması durumunda, okuyucu raporun nereden geldiğini ve tüm sayfaların mevcut olup olmadığını bilecektir.
   • Sayfa başlığına gerekli bilgileri ekleyin. Örneğin, "Selma Calçados satış raporu, Hafta 32, Sayfa 3/7" yazabilirsiniz.

3. 

   Yaz yönetici Özeti. Bu, genellikle bir veya iki paragraflık bir bütün olarak raporun kısa bir özetidir. Buradaki fikir, bir yöneticinin raporun tamamını okumak zorunda kalmadan karar verebilmek için sadece özeti okuyabilmesidir.
   • Özette kısa ve anlaşılır bir dil kullanmak, açıklanması gereken jargondan kaçınmak çok önemlidir, ancak söz konusu halk kullanılan terimleri ne kadar bilse de.
   • Raporu yazmayı bitirdikten sonra özeti yazmaya bırakın, sonuçta henüz yazılmamış bir şeyi özetlemek imkansızdır. Raporun bir taslağına zaten sahip olsanız bile, belgenin yazılması sırasında işler değişebilir.

4. 

   Paragrafları ve bölümleri iyi düzenleyin. Rapor için gerekli formatı iyice anladıktan sonra, belgenin amacına uygun bölümleri içeren bir taslak hazırlayın.
   • Metnin bir bölümden diğerine mantıksal olarak akıp akmadığını görmek için ana hatları gözden geçirin. Ayrıca metnin belgenin hedef kitlesine uygun olup olmadığını kontrol edin.
   • Raporlar tipik olarak şu sırayla biçimlendirilir: yönetici özeti, giriş, sonuçlar, öneriler, bulgular, tartışmalar ve referans listesi. Tercih ederseniz, ilgili ekler ve bir dizin ekleyin; haftalık raporlarda bu tür bölümler normalde gerekli değildir.
   • Raporun her bölümü tek bir konuyu ele almalıdır. Her bölümün her paragrafı, sırayla, konu içindeki tek bir fikri tartışmalıdır. Örneğin haftalık satış raporunda "Popüler çocuk markaları" adlı bir bölüm varsa, her marka için bir paragraf oluşturun. Erkek ve kız çocuklarının kıyafetlerini ayıracaksanız, her marka için alt bölümler oluşturabilir, erkeklerin kıyafetlerini tartışmak için bir paragrafı ve kızların kıyafetlerini tartışmak için diğerini ayırabilirsiniz.

5. 

   Gerekirse bir kapak hazırlayın. Haftalık raporlar kısadır ve her zaman başlığı olan ayrı bir sayfaya ihtiyaç duymaz. Daha uzun belgeler için, başına adınız ve belgenin amacının kısa bir özetini içeren fazladan bir sayfa eklemek iyi bir fikirdir.
   • Kapak, yönetici özetinden farklıdır. Yalnızca belgenin doğru dosyalanması için gerekli bilgileri içermelidir.
   • Şirketinizin muhtemelen haftalık raporların kapağı için belirli bir formatı vardır. Arşivlemeyi kolaylaştırmak için talimatları tam olarak izleyin.
   • Kapak, en azından raporun başlığını veya açıklamasını ("Haftalık satış raporu" gibi), adınızı, şirketin adını ve belgenin teslim tarihini içermelidir.

Bölüm 3/3: Etkili bir dil kullanmak

1. 

   Bölümlerin ve alt bölümlerin başlıklarında Caprice. Başlıklar, okuyucunun raporun kendisini ilgilendiren belirli bölümlerini bulmasına ve sonuçlarını veya tavsiyelerini anlamak için gerekli bilgileri elde etmesine yardımcı olur.
   • Bölüm başlıklarının içeriği doğrudan ve doğru bir şekilde tanımlaması önemlidir.
   • Örneğin, haftalık bir satış raporu şu bölümleri içerebilir: "Kadın moda trendleri", "Erkek moda trendleri" ve "Popüler çocuk markaları". Bunların içine, belirli eğilimleri ve markaları vurgulamak için alt bölümler ekleyebilirsiniz.
   • Tüm başlıklar için aynı gramer yapısını takip edin, böylece rapor mantıksal bir tutarlılık izler. Örneğin, ilk başlık "Erkek modasındaki konumumuzu sıkılaştırmak" ise, ikincisi "Kadın giyiminde satış" değil "Kadın modasında rekabete liderlik etmek" olmalıdır.

2. 

   Basit, anlaşılır cümleler kullanarak yazın. Doğrudan ve iyi yapılandırılmış yazma, "özne - fiil - nesne" kalıbında, raporun sonuçlarına dair düşüncenin açıklığını ve güveni gösterir.
   • Raporun taslağını oluşturduktan sonra baştan sona okuyun ve gereksiz olanı kaldırın. Her cümlenin eylemini bulun ve özneyi fiilin yanına koymayı unutmayın: tüm cümleler "kim ne yapar" satırını takip etmelidir.
   • Fazlalıkları ve kapanmaları ortadan kaldırın. Raporu uzatmak için toparlamanıza gerek yok: konuya gelin.
   • Doğrudan yazmak ne kadar sıkıcı veya sıkıcı görünse de, raporun amacı okuyucuyu eğlendirmek değil. Mesajı olabildiğince etkili bir şekilde iletecek stili seçin.

3. 

   Yazarken önyargılardan kaçının. Raporda yapılan tüm tavsiyeler kişisel görüşlere değil gerçek kanıtlara dayanmalıdır. Okuyucuyu zor gerçekler ve özlü yazıyla ikna edin.
   • Olumlu veya olumsuz çağrışımlara sahip sıfat ve cümlelerden kaçının. Odak noktanız gerçekler üzerinde olmalıdır!
   • Örneğin, raporda bir satış görevlisini tanıtmanızı tavsiye edecekseniz, öneriyi çalışanın değerini gösteren gerçeklerle desteklemek, öznel veya duygusal odaklı ayrıntılardan kaçınmak önemlidir. Örneğin, "Selma diğer tüm çalışanlardan daha fazla satış yapıyor, hatta yarı zamanlı çalışıyor" yazmaktan daha iyidir "Selma, takımdaki en iyi çalışandır ve ne kadar çalışmak zorunda olursa olsun her zaman çok çalışır. hasta anneye bakma süresi ".

4. 

   Güçlü fiiller kullanın. Aktif sesle yazarken, bir kelime okuyucuyu cümle içinde neler olduğu hakkında bilgilendirir: fiil. Söz konusu eylemi açıkça tanımlayan kısa, güçlü fiiller kullanmak önemlidir.
   • "Kullan" yerine "kullan" gibi basit fiilleri tercih edin.
   • Düşünme sürecini tanımlayan fiiller - düşünmek, bilmek, anlamak, inanmak - zaman zaman gerekli olduğu kadar, daha az doğrudandırlar. Duanın tamamını daha eylem odaklı hale getirmek için ne demek istediğinizi analiz etmek daha iyi olabilir. Örneğin "Önümüzdeki aylarda satışlarımızın artacağına inanıyorum" yazmak istiyorsunuz diyelim. İfadenin arkasındaki düşüncenizi analiz edin ve yeniden yazmaya çalışın: "Tarihsel olarak, yıl sonunda satışlar artıyor. Kasım ve Aralık aylarında satışlarda bir artış öngörüyorum".
   • Yazmaya eylemlere odaklanmak için, edatları ortadan kaldırmaya ve ile biten kelimeleri değiştirmeye çalışmak için raporu yeniden okuyun. Yapılır daha güçlü fiiller tarafından. Örneğin, "fikir birliği" basitçe "fikir birliği" olarak yazılabilir. Birisi bir şeyi "korursa", basitçe "koru" yazmak daha iyidir.

5. 

   Pasif sesten kaçının, yoksa konuya olduğundan daha fazla nesneye vurgu yaparsınız. Politik veya diplomatik nedenlerle bu gerekli olduğu kadar, okumayı kafa karıştırıcı hale getireceksiniz.
   • Aktif ses, söz konusu eylemi gerçekleştiren kişiyi takdir ederek, rapor okuyucunun bir şeyden kimin sorumlu olduğunu bilmesini sağlar. Bunun neden önemli olduğunu anlayamıyor musun? Yıkıcı bir yangın hakkında "Neyse ki bütün çocuklar kurtuldu" yazan bir makale okuduğunuzu hayal edin. Çocukları kimin kurtardığını belirlemek önemlidir! Makalede "Yerel papaz Luiz Silveira yetimhaneye girdi ve tüm çocukları kurtardı" dese, kahramanın övgüsünü kimin hak ettiğini bilirsiniz.
   • Etkin ses, olası olumsuz eylemleri hesaba katmak için de önemlidir. Raporda "Hatalar yapıldı" yazarken, patronunuz hataları kimin yaptığını ve hangi disiplin önlemlerinin uygulandığını bilmek isteyecektir. Hatayı yaptıysanız, üstlenin ve sorumluluğunuzu kabul edin.
   • Pasif sesi belirlemek ve ortadan kaldırmak için "olmak" ve "olmak" gibi fiilleri arayın. Bunları bulduktan sonra, cümlenin eylemini belirleyin ve kimin icra ettiğini öğrenin. Ardından konuyu cümlenin ortasına yerleştirin.

6. 

   Verileri görsel öğelerle iletin. Grafikler ve tabloların okunması, verilerle dolu bir paragraftan çok daha kolaydır, özellikle iletmek istediğiniz bilgi sayılardan oluşuyorsa.
   • Bilgiyi okuyucuya raporun amacını iyi yansıtan faydalı bir şekilde iletmek için uygun öğeyi seçin.
   • Örneğin, artışı açıkça gösterdiği için yün palto satışlarındaki artışı göstermek için en iyi seçenek çizgi grafik olabilir. Aynı bilgiyi iletmek için bir tablo kullandıysanız, okuyucunun tüm sayılara bakması ve gerçekte bir artış olduğunu bilmek için bunları karşılaştırması gerekir. Grafik söz konusu olduğunda, sonuçları bilmek için resme bakın.
   • Gözlerin görsel unsurlardan etkilendiğini unutmayın. Grafiklerin ve tabloların sayfada düzenlenmesi ve iyi konumlandırılması önemlidir. Yalnızca raporun önerileri veya sonuçları için gerekli olan görsel unsurları dahil edin.

7. 

   Jargon kullanmaktan kaçının. Söz konusu endüstrinin kaçınılması imkansız görünen bazı terimleri olduğu kadar, kitaplar ve makaleler tarafından popüler hale getirilen bazı moda terimlere ek olarak, bunlar genellikle metne değer katmaz ve söz konusu mesajın yorumlanmasına zarar verebilir.
   • Raporları bir araya getirirken abartmamak ve abartmamak için jargon ve moda terimleriyle bir liste yapın. Yazmayı bitirdiğinizde, belgeyi arayın ve gerekirse jargonu değiştirin.
   • Unutmayın ki fazla jargon, alanınız hakkında her şeyi bildiğinizi göstermez, aksine. Kıdemli profesyoneller genellikle daha yaşlıdır ve çeşitli "moda sözcüklerin" yükselişini ve düşüşünü görmüşlerdir. Bu tür terimleri sık sık kullandığınızda, ne hakkında konuştuğunuzdan emin olamayacaksınız.
   • Ayrıca aşırı karmaşık terimler kullanmaktan kaçının. Örneğin, hukuki bir sorun hakkında bir rapor yazıyor olmanız, yalnızca avukatların bildiği birkaç terimi kullanmanız gerektiği anlamına gelmez.

8. 

   İncelemede Caprice. Rapor dil bilgisi ve yazım hatalarıyla doluysa, baştan savma hissedeceksin. İnceleme için zaman tanımak için önceden bir taslak hazırlayın.
   • Kelime işlemcinizde bir yazım denetleyici kullanın, ancak yalnızca ona güvenmeyin. Çoğu program, özellikle hatalar doğru sözcükleri oluşturduğunda ("daha fazla" yerine "ama" yazmak gibi) yazım hatalarını kaçırır.
   • Raporu geriye doğru incelemek, hataları bulmanıza yardımcı olabilir. Yazılanlara aşina olduğunuzda, beyin boşlukları doldururken, atlanmış kelimeler gibi bazı hataları gözden kaçırmanız normaldir. Belgeyi geriye doğru okuyarak bu sorunu önlersiniz.
   • Metni yüksek sesle okumak, gözden geçirirken de çok yardımcı olur. Bir cümleyi okurken kafanız karışırsa, büyük olasılıkla metnin kötü yazılmış olması muhtemeldir. Okuma akışını iyileştirmek için bölümü yeniden yazın.