İçerik

• Adımlar
• İpuçları
• Uyarılar

Ait olduğunuz komitenin sekreteri olarak yeni seçildiniz veya atandınız. Tebrikler! Tutanakları nasıl kaydedeceğinizi, hazırlayacağınızı ve sunacağınızı biliyor musunuz? Yasama İncilini takip edip etmediğiniz önemli değil Robert Sipariş Kuralları güncellendi veya daha az resmi ortamlarda tutanak yazmak, işte izlenecek önemli yöntemler.

Adımlar

Bölüm 1/4: Ön Hazırlık

1. 

   Kuruluşunuzun toplantı kurallarını bilin. Sekreterin resmi tutanak tutması bekleniyorsa, grubun Robert'ın Düzen Kurallarına veya başka bir resmi kılavuza uyup uymadığını sorun. Daha gayri resmi ortamlarda, tutanaklara nelerin dahil edilmesi gerektiğini veya bunların nasıl kullanılacağını sorun.
   • Güncellenmiş Sipariş Kurallarının tamamını öğrenmenize gerek yoktur, ancak bir kopyasını almak veya ödünç almak belirli soruları yanıtlamada yardımcı olabilir.
   • Rolünüzü de bilin. Bazı tutanak sekreterleri toplantıya katılmazken, diğerleri tutanak tutup tartışmaya katkıda bulunur. Durum ne olursa olsun, sekreter, kolaylaştırıcı veya başkan gibi başka önemli bir role sahip biri olmamalıdır.

2. 

   
   
   Önce bir model hazırlayın. Her toplantının tutanakları bazı bilgileri tekrar eder, böylece bir şablon kolay başvuru için tutarlı bir format oluşturur. En azından aşağıdaki bilgiler için yer ekleyin:
   • Kuruluşun adı.
   • Toplantının türü: Düzenli, haftalık veya yıllık bir toplantı mı, küçük bir komite toplantısı mı yoksa özel amaçlı bir toplantı mı?
   • Tarih, saat ve yer. Başlangıç ​​ve bitiş saatleri (planlanan ve ertelenen) için boşluk bırakın.
   • Toplantı başkanının veya liderinin ve sekreterin (veya yedeklerin) adı.
   • "Hediye" ve "yok" listesi. Yetersabın mevcut olup olmadığına (oy verebilecek kadar kişi) dikkat edin.
   • İmzanız için bir alan. Tutanaklardan sorumlu kişi olarak, çalışmanızı her zaman imzalayacaksınız ve kuruluşunuzun politikasına bağlı olarak, tutanakların onaylanmasından sonra fazladan bir imza gerekebilir.
   • Bir gündem sağlanmışsa. Toplantı başkanı veya yöneticisi sizden bir gündem hazırlamanızı istemediyse, toplantıyla ilgili notlarınızı düzenlemenize yardımcı olacak bir tane hazır bulundurmalıdır.

3. 

   
   
   Yanınızda bir defter veya not defteri alın. Rahat olduğunuz bir şey seçin. Sık sık dakika yazacaksanız, bunun için bir not defteri ayırın veya bilgisayarınızda bir klasör oluşturun.
   • Daha önceki bir toplantıda tutanak tuttuysanız ve henüz onay için sunulmadıysa, bunları da yanınıza alın.
   • Bir kayıt cihazı, dakikaları daha sonra yazmanıza yardımcı olabilse de, not almanın yerini tutmaz. Toplantıyı kaydedecekseniz, mevcut herkesin kabul edip etmediğine bakın ve kelimesi kelimesine yazıya dökmek için cazibeye kapılmayın.
   • Steno öğrenmek not alma sürecini hızlandıracaktır, ancak dakikalar üretmek için her kelimeyi yazabilmek gerekli değildir. Aslında, bundan kaçınmalısınız.
   • Toplantı sırasında halka açık olarak not almanız istenirse, bir projektör veya sunum şövale kullanın ve notları daha sonra bulanıklaştırmadan eve götürün, böylece notları girmek için kullanabilirsiniz.

Bölüm 2/4: Toplantı Hakkında Not Alma

1. 

   
   
   Bir katılım listesi dağıtın. Herkes oradayken, her kişinin adını ve iletişim bilgilerini yazabileceği bir alan olan bir kağıt (veya daha büyük toplantılar için daha fazla) dağıtın. Bu listeyi toplantıdan sonra modelinizin hediyeler bölümünü doldurmak için kullanabilir veya bu listeyi tam tutanaklara ekleyebilirsiniz.
   • Orada bulunanların çoğunu bilmiyorsanız, bir yer tablosu çizin ve her birinden kendilerini tanıtmalarını isteyerek doldurun. Aşağıda tartışılacağı gibi, uygun olduğunda insanları isimleriyle arayabilmeniz için not alırken bunu elinizin altında tutun.

2. 

   Mümkün olduğu kadar şablonunuzu doldurun. Toplantının başlamasını beklerken, organizasyonun adını, toplantının tarihini ve yerini ve türünü (örneğin haftalık, özel komite toplantısı vb.) Yazın. Başladığında, başlangıç ​​zamanını kaydedin.
   • Şablonunuz yoksa, bu bilgiyi notlarınızın en üstüne kaydedin.
   • Toplantı özel bir amaç için veya özel bir zamanda çağrılmışsa, üyelere bildirmek için gönderilen notu kaydedin ve yazdıktan sonra tutanağa ekleyin.

3. 

   İlk hareketin sonucunu yazın. Resmi toplantıların çoğu bir gündem kabul etme önerisiyle başlayacaktır, bu nedenle bu adımda bu prosedür örnek olarak kullanılacaktır. Toplantı farklı bir önergeyle başlıyorsa, onunla ilgili tüm bilgileri not edin:
   • Hareket genellikle "öneriyorum" ile başlayarak yazılır. Genellikle "bu gündemin benimsenmesini öneririm".
   • Teklif verenin adı (önergeyi öneren kişi).
   • Oylamanın sonucu. Olumlu ise, "hareket kabul edildi" yazın. Aksi takdirde, "hareket reddedildi" yazın.
   • Düzgün bir şekilde yazamıyorsanız, daha uzun davetlerin yazılı olarak gönderilmesini isteyebilirsiniz. Bu sorun sık görülüyorsa, toplantılar arasında bu politikanın belirli sayıda kelimeden fazla önergeler için resmi hale getirilip getirilemeyeceğini sorun.
   • Gündem taslağını hazırladıysanız, bu önergenin savunucusu ve tutanakların sekreteri olabilirsiniz. Tarafsız kaldığınız sürece kendi eylemlerinizi kaydetmekte sorun yoktur.

4. 

   Toplantı sırasında ortaya çıkan diğer hareketleri not edin. Tüm tartışmaları dikkatlice dinleyin, ancak aksi belirtilmedikçe bunları kaydetmeyin. Yeni bir hareket yapıldığında ilgili bilgileri not edin.
   • Her önergenin tam sözlerini, önerenin adını ve oylamanın sonucunu içermesi gerektiğini unutmayın.
   • Oylamaya geçmeden önce bazı önergelerin desteklenmesi gerekiyor. Birisi "hareketi destekliyorum" veya benzeri bir şey derse, o kişinin adını destekçi olarak yazın.
   • Savunucunun adını bilmiyorsanız veya önerinin tekrarlanmasını istiyorsanız, sormak için toplantıyı kibarca yarıda kesin. Bilgiyi doğru yazmak, küçük bir kesintiyi garanti edecek kadar önemlidir.
   • Bir hareket bir değişiklik alırsa, notlarınızdaki hareketin kelimelerini değiştirmeniz yeterlidir. Tartışmalı olmadıkça ve çok fazla tartışmaya neden olmadıkça, bir değişikliğin meydana geldiğini belirtmek gerekli değildir.

5. 

   Raporları dinleyin ve kopyalarını edinin. Bir rapor, haber veya benzeri bir şey yüksek sesle okunduğunda, belgenin adını ve onu kimin okuduğunu veya onu hazırlayan alt komiteyi not edin. Okumayı takip eden bir hareket varsa, bunu diğerlerinde yaptığınız gibi kaydedin.
   • Toplantı sonunda bir nüshasını elde etmek daha pratiktir. Okuyucudan veya toplantı liderinden daha sonra bir kopyasını istemek için bir not alın ve bu kopyayı yazılı tutanağa ekleyin.
   • Hiçbir kopya yoksa, orijinal belgenin nerede saklandığını not edin. Toplantıdan sonra bu bilgileri istemeniz gerekebilir.
   • Bir üye bir belgeyi okumak yerine sözlü bir rapor hazırlarsa, ayrıntıya girmeden veya konuşmacıyı tam anlamıyla alıntı yapmadan raporun kısa ve objektif bir özetini yazın.

6. 

   Yapılan veya işaretlenen eylemleri kaydedin. Bu, son toplantıda atanan görevleri ve yeni eylemleri kontrol etmeyi içerir. Mektup yazmak için kimse kaldı mı? Kişinin adını ve talimatlarını yazın.
   • Toplantının resmiyetine bağlı olarak, bu eylemlerin çoğu "önergeler" sınıflandırmasına girebilir. Daha az resmi toplantılarda, daha az açık bir şekilde organize edilmiş kararlar için de kulaklarınızı açık tutmanız gerekebilir.
   • Verilmişse, bir kararın arkasındaki gerekçeden kısaca bahsedin.

7. 

   Tüm düzen noktalarını ve kararları kaydedin. Bir prosedüre itiraz edildiğinde, itirazın tamamını ve gerekçesini ve başkanın verdiği kararın tamamını not edin.
   • Robert'ın Düzen Kurallarına, organizasyon politikalarına veya şirket protokolüne yapılan tüm referansları ekleyin.

8. 

   Yalnızca talep edilmesi halinde tartışmaların özetlerini yazın. Resmi olarak tutanaklar, bitti, ne değildi dedimAncak, kuruluşun size yaptığı belirli istekleri yerine getirin.
   • Tartışmaları kaydederken mümkün olduğunca objektif olun. Görüşleri değil belirli noktaları dahil edin ve sıfat ve zarfların kullanımını en aza indirin. Amacınız kuru, gerçekçi ve sıkıcı bir şekilde yazmak!
   • Tartışma özeti sırasında kişilere isim vermeyin. Sizi rahatsız edebilecek hararetli tartışmalarda bunu yapmamak özellikle önemlidir.

9. 

   Toplantının sonunda uçları bağla. Bittiği zamanı yazın ve raporların kopyalarını almayı veya birisine bunları size göndermesini hatırlatmayı unutmayın.
   • Eksik bir şey olup olmadığını veya açıklığa kavuşturulması gerekip gerekmediğini görmek için notlarınıza bir göz atın. Birine bir şey sormanız gerekiyorsa, o kişi gitmeden önce yapın.

Bölüm 3/4: Dakikaları Metne Dönüştürmek

1. 

   Mümkün olan en kısa sürede bu işleme başlayın. Resmi tutanakları toplantıdan hemen sonra, olayların zihninizde hâlâ taze olacağı bir zamanda yazmak en iyisidir.

2. 

   Toplantıya not yazmak için bir bilgisayar kullanın. Bir defter kullandıysanız bunu zaten yapmış olabilirsiniz. Notlarınızı kaydedin ve tutanaklar için yeni bir belge başlatın, böylece iki şeyi yan yana karşılaştırabilirsiniz.

3. 

   Notlarınızı organize paragraflar halinde biçimlendirin. Her yeni öneri, karar veya emir noktası kendi paragrafında yer almalıdır. Biçimlendirirken şunlardan emin olun:
   • Doğru yazım ve dilbilgisini kullandınız. Gerekirse bir yazım denetleyici kullanın.
   • Metin boyunca aynı zamanı kullandı. Mükemmel geçmiş zamanı veya şimdiki zamanı kullanın, ancak bunları aynı belgede değiştirmeyin.
   • Mümkün olduğunca objektifti. Herkesin kullanabileceği objektif bir kayıt oluşturmaya çalıştığınız için fikriniz tutanaklarda yer almamalıdır.
   • Basit ve doğru bir dil kullandı. Belirsiz herhangi bir dil kesin kelimelerle değiştirilmeli ve süslenmiş açıklamalar kaldırılmalıdır.
   • Tartışmaları değil, sadece alınan önlemleri içeriyordu. Tartışmaları bir yere yazmanız istenmedikçe, ne olduğuna odaklanın bitti, ne değildi dedim.
   • Kolay referans olması için sayfaları numaralandırdı.

4. 

   Üyelere tutanakların bir taslağını dağıtın. Katılım sayfasındaki iletişim bilgilerini kullanarak her birine birer kopya gönderin. Bu bilgiye sahip değilseniz, toplantı lideri sizinle iletişime geçebilmelidir.

5. 

   Tutanakların onayını alın. Bir sonraki toplantıda yüksek sesle okumanız ve onay için göndermeniz istenebilir. Hareket kabul edilirse, not edin.
   • Tutanaklar kabul edilmeden önce düzeltilirse, belgede değişiklik yapın ve sonunda, belirli düzeltmeleri açıklamadan tutanakların düzeltildiğini belirtin.
   • Tutanakların onaylandıktan sonra düzeltilmesi için bir önergede bulunulması halinde, söz konusu önergenin aynen sözlerini ilgili tutanaklara ekleyin ve onaylanıp onaylanmadığını belirtin.

Bölüm 4/4: Toplantı tutanağı şablonunu kullanma

1. 

   Bir toplantı şablonu sitesine gidin. Bu önceden hazırlanmış şablonlar, dakikaları düzenlemek için zaman kazandıracak ve hataları önlemeye yardımcı olacaktır.

2. 

   Her siteye bakarak zaman geçirin. Sizin için en iyisini bulmak için onların arama özelliklerini kullanın ve seçenekleri gözden geçirin.
   • Genel veya standart gibi belirli bir modele ihtiyacınız varsa, özel ihtiyaçlarınız için web sitelerinde arama yapın ve uygun düğmelere tıklayarak modelleri indirin. Bunları bulması kolay bir yere kaydedin, böylece onları kaybetmezsiniz.

3. 

   Dosyayı aç. İndirdikten sonra, sıkıştırmasını açın ve Microsoft Word veya Excel'de açın. Kaliteyi ve kullanım kolaylığını artırmak için Microsoft Word'ün en son sürümünü kullanın, çünkü güncel tutmak işleri kolaylaştıracak ve yeni özelliklerden yararlanmanıza olanak sağlayacaktır.

4. 

   Başlığa şirket logonuzu ve telif hakkını ekleyin. Örnek logoyu silin, ancak önce modeli edindiğiniz kullanım koşullarını okumadan silin. Sonuçta yasal sorunlara gerek yok, değil mi?

5. 

   Başlığı değiştirin. Başlık alanında "Toplantı / Grup" sözcüklerini vurgulayın ve tutanaklarınızın başlığını yazın.

6. 

   Temayı değiştirin (isteğe bağlı). Dakikalarınızın modelini daha güzel ve daha profesyonel hale getirmek için renkleri değiştirmeyi veya hazır bir tema seçmeyi düşünün. Çok kolay: "Sayfa düzeni" sekmesini bulun ve "Renkler ve temalar" bölümüne gidin. Orada, modelinizin görünümünü özelleştirebilir ve hatta şirket logonuzun renkleriyle eşleşmesini sağlayabilirsiniz.

7. 

   Şablonun bölümlerini adlandırın. Model boyunca birkaç alan adı olmalıdır. Daha fazlasına veya daha azına ihtiyacınız olabilir veya bölümlerin isimlendirilme şeklini hala beğenmiyorsunuz. Bunları toplantı ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde özelleştirin.

8. 

   Şablonu not defterinize kaydedin, böylece toplantılara götürebilir ve tutanak tutmaya başlayabilirsiniz. Microsoft Office'i kullanmaya devam ederseniz, işler hızlı ve kolay olacak ve toplantıyı eskisinden daha düzenli ve daha doğru bir şekilde takip edebilirsiniz. Alternatif olarak, şablonunuzu elle yazmak için yazdırabilirsiniz, ancak alanların yüksekliğini koruyarak ihtiyacınız olduğu kadar çok bilgi koyabilirsiniz.

9. 

   Modelinizi inceleyin. Tebrikler! Toplantı tutanağı şablonunuz tamamlandı. Artık size rehberlik edecek ve düşüncelerinizi organize edecek bir modele sahip olduğunuz için, toplantılar sırasındaki üretkenliğinizin ve doğruluğunuzun katlanarak artması bekleniyor. Herhangi bir projede olduğu gibi, eksik veya kafa karıştırıcı bir şey olup olmadığını görmek için ayrıntıları gözden geçirin. Her şeyin yolunda olduğundan emin olduktan sonra modelinizi bitirmiş olacaksınız ve sonraki toplantılar için hazır olacaksınız.

İpuçları

• Toplantılar bittikten hemen sonra dakikaları girin, çünkü en iyisi etkinlikler aklınızda tazeyken onları tutmaktır. Katılımcıların toplantı bittikten sonra mümkün olan en kısa sürede gerçekleştirmeleri gereken eylemlerin bir kopyasını almaları da önemlidir.
• Toplantı liderine olabildiğince yakın oturun, böylece sesinizi yükseltmek zorunda kalmadan her şeyi duyabilir ve açıklama isteyebilirsiniz.
• Dosyadaki tutanakları güvenli bir yerde saklayın.
• İnsanlardan hareketlerini yazmalarını isteyin, böylece onları anında kaydettirmek zorunda kalmasınlar.
• Sözünü kesmekten ve herhangi bir zamanda açıklama istemekten korkmayın.
• Tutanaklar çok önemlidir: tutulurlar ve yıllar sonra kullanılabilirler. Mesela mesele yasal ise, birinin itibarı tutanaklara bağlı olabilir.
• Bazı bölümlerini okuyun Güncellenmiş Robert Sipariş Kurallarıözellikle sekreterlikten bahseden bölüm.
• Her şeyi olurken yazın. Aynı konu iki kez gelirse, birlikte gruplamayın.

Uyarılar

• Dakikalara çok fazla ayrıntı koymayın. Tartışmaları kaydetmeniz istense bile, bunları mümkün olduğunca kısa ve objektif tutun. Kendinizi yalnızca ortaya çıkan ana noktaları bildirmekle sınırlayın, aksi takdirde bunalırsınız ve belgeleri gereksiz ayrıntılarla doldurursunuz.
• Tutanaktan sorumlu kişinin kişisel yorumları ve duyguları kayıtlara girmemelidir.
• Toplantının bir kısmı gizli ise, Hayır rapor etmek. Bunun yerine, "yönetim kurulu tartışmanın gizli olduğunu bildirdi. Bu nedenle kayıt altına alınmadı."
• Bir avukat ve müvekkiliniz arasındaki görüşme gibi gizli bir tartışmayı kaydetmeniz istenirse, bunu bir dakika içinde yapın ayrılmış ve genel toplantı tutanaklarından uzak tutun. Gizli olarak işaretleyin ve buna kimin erişimi olacağını açıkça belirtin.