İçerik

• Adımlar
• Topluluk Soruları ve Cevapları

Diğer Bölümler

Etkili yöneticiler ve ekip liderleri, düşük performans gösterenlerin hızla disipline edilmesini ve yüksek performans gösterenlerin ödüllendirilmesini sağlamak için çalışanlarını çeşitli yollarla aktif olarak izler. Çalışanları izlemek, çalışanların şirket zamanını veya kaynaklarını özel konularda boşa harcadığı alanları belirlemenize de yardımcı olabilir. Doğru yazılımla, uygun olmayan veya ticari faaliyetler için geçerli olmayan web sitelerini engelleyebilirsiniz. Gereksiz ofis sürtüşmesine neden olmadan çalışanları başarılı bir şekilde izlemek, etkili bir yöneticinin hedefi olmalıdır.

Adımlar

Yöntem 1/4: Beklentileri Tanımlama

1. 

   Politikalarınızın yazılı bir açıklamasını oluşturun. Politikalarınız, yalnızca bir çalışan el kitabı veya kılavuzda açık terimlerle açıklanırsa etkili olacaktır. Bu kılavuz, tüm çalışanlar tarafından kolayca erişilebilir olmalı ve politikalarınızın ne olduğunu ve uyulmaması durumunda ne yapılacağını tanımlamalıdır. İnternet veya telefon izleme gibi sahip olduğunuz herhangi bir izleme politikası için, politikalarınıza yol açan düşünce sürecini de açıklamak isteyebilirsiniz. Neden böyle yaptığınızı açıklamak, çalışanların faaliyetlerini izlemekten kaynaklanan güvensizliği azaltmaya yardımcı olabilir.
   • Zaman tutma, faturalanabilir saatler (varsa), kişisel telefon görüşmeleri ve işte kişisel internet kullanımı hakkında net politikalar belirleyin. Çalışanları, uygun yerlerde mesai saatleri dışında molalar vermeye teşvik edin.

2. 

   
   
   Çalışanların bu politikalardan haberdar olduğundan emin olun. Herhangi bir izleme türü, devam eden standart check-in işleminin ötesinde gerçekleşiyorsa, örneğin telefon veya internet izleme kullanıyorsanız, çalışanlarınızı doğrudan bilgilendirmelisiniz. İzleme politikasındaki değişiklikleri açıklamak ve bilgilerin tam olarak ne zaman ve nasıl kaydedileceğini, kaydedileceğini ve silineceğini açıklamak için bir toplantı düzenleyin veya toplu bir e-posta gönderin.
   • Connecticut ve Delaware gibi bazı eyaletlerde, yasal olarak çalışanlarınızı herhangi bir internet izleme konusunda bilgilendirmeniz gerekir.
   • Çalışanlarınızı izleme konusunda bilgilendirmeniz gerekmese bile, onlara söylemezseniz ve kendi başlarına öğrenirlerse tepki olabilir.

3. 

   
   
   Disiplin kurallarına tam olarak uyun. Bir çalışan politikalarınıza uymadığında, söz konusu ihlal için belirtilen disiplin önlemlerinin alındığından emin olun. Politikaları tüm çalışanlara eşit şekilde uyguladığınızdan emin olun. Niyetiniz konusunda net olun. Disiplin cezasını belgeleyin ve çalışanın disiplin planlarını imzalamasını sağlayın. Bu yönergelere uygun şekilde uymazsanız, çalışanlar dikkatlice belirlenmiş politikalarınızın gerçekten uygulanmayacağına inanmaya başlayacaklardır.

4. 

   
   
   Politikalarınızı mantıklı tutun. Çok sık kontrol etmeyin veya aşırı sınırlayıcı internet politikaları oluşturmayın. Meraklı bir patron morali düşürebilir ve çalışanların gergin hissetmesine neden olabilir. Süreç yerine sonuçlara odaklanın. Bir çalışan iyi iş çıkarıyorsa ve bir takımda iyi çalışıyorsa, ayrıntılara çok fazla girmeyin.
   • Üst düzey personelinize daha fazla özgürlük verin. İşletmenize çok az yatırımı olan geçici veya idari asistanlara izleyebileceğiniz açık bir alana bakan bir bilgisayar vermek uygun olsa da, üst düzey personel güven bekleyecektir.
   • Kendi yöntemleriyle çalışma özgürlüğü, üst düzey personeli daha az değil, daha verimli hale getirecektir.

Yöntem 2/4: Verimliliği Değerlendirme

1. 

   Çalışanlarınızı kontrol edin. Zaman zaman, planlanmamış bir zamanda kendi ofisindeki personelle check-in yapın. Bir personel siz içeri girerken sık sık bir pencereden "tıklıyorsa" veya telefonu kapatıyorsa, endişenizi dile getirmeniz gerekebilir. Çalışanları şahsen izlemek, işleri için yapıcı eleştiriler sunmanıza da yardımcı olabilir.

2. 

   Bir çalışanın ne üzerinde çalıştığına dair bir açıklama isteyin. Çalışanları sorumlu tutmanın basit bir yolu, onlarla işlerinin nasıl gittiği hakkında düzenli görüşmeler yapmaktır. Onlara son konuşmanızdan bu yana ne yaptıklarını sorun, daha fazla soru sorun ve konuşma geliştikçe yanıtlarını değerlendirin. Ayrıntıları ve sonuçların somut kanıtlarını isteyin.

3. 

   Çalışanların kendi işlerini belgelemelerini sağlayın. Çalışanınızın işindeki ilerlemeyi etkinlik günlüklerine, kontrol listelerine veya ilerleme raporlarına kaydetmesini sağlayın. Bununla birlikte, raporlar aşırı derecede külfetli veya "meşgul işler" olmamalı, ancak ekip üyelerini ve yönetimi benzer şekilde iletişim halinde ve aynı sayfada kalmaya teşvik etmelidir. Çalışanla konuşurken bir raporda açıklanan iş kanıtı istemekten korkmayın.

4. 

   Devam eden çalışmaları değerlendirin. Üretkenlik konusunda endişeleriniz varsa ölçülebilir ve zamana bağlı somut performans kanıtı isteyin. Bir çalışan bir proje lideriyse, kilometre taşları belirleyin, aynı zamanda proje için planlar ve zaman çizelgeleri isteyin. Proje ekibinin tüm üyelerinin iletişim halinde olduğundan emin olmak için diğer personelle görüşün. Uzun vadeli projelerin ilerlemesini kişisel olarak takip edin ve bunların doğruluğunu ve eksiksizliğini değerlendirin.
   • Örneğin, bir veritabanını yönetmekle görevlendirilmiş bir çalışanın veri girişlerini izleyebilirsiniz. Girişlerin güncelliğini, doğruluğunu ve şirket yönergelerine bağlılıklarını değerlendirebilirsiniz.

5. 

   Başkalarına çalışan etkileşimlerini sorun. Tedarikçilere, müşterilere ve diğer çalışanlara, o çalışanın nasıl davrandığına dair bir resim elde etmek için belirli bir çalışanla olan etkileşimlerini sorun. Ancak, çalışanların adil olmayan bir şekilde temsil edilmemesi için bu gözlemlerin tarafsızlığını artırmanın bir yoluna ihtiyacınız var. Bu bilgiyi sorarken, gösterimler yerine etkileşimle ilgili ayrıntıları isteyin. Değerlendirmeler yerine etkileşimlerin açıklamalarını isteyin. Ve daima açık fikirli olun; bir çalışanın ne zaman yanlış tanıtıldığını asla bilemezsiniz.

Yöntem 3/4: Çevrimiçi Etkinliği İzleme

1. 

   İzleme yazılımını seçin. İzleme yazılımı birkaç yolla kurulabilir. Dikkate alınması gereken ilk şey, bir sunucu ile eksiksiz bir sistem kurmaktır. Bu, antivirüs ve kötü amaçlı yazılım korumasını ve ayrıca çalışan izlemeyi içerecektir. Ekipmanın bakımını yapacak BT personeliniz yoksa, bu hizmetleri almak için Trend Micro Business Security veya Symantec Cloud gibi bulut tabanlı bir hizmeti kullanabilirsiniz. Bu hizmetler çok pahalı değil; yılda yaklaşık 150 $ ödemeyi umuyoruz.
   • Yalnızca çalışanların web kullanımını izlemeye ve bazı siteleri engellemeye çalışıyorsanız, daha basit bir yazılım paketi işe yarar. Bu hizmet daha ucuz olacak ve web sayfalarını izlemenize ve filtrelemenize, tuş vuruşlarını görüntülemenize ve ekran görüntülerini yakalamanıza olanak tanır. Örneğin, Interguard Sonar bu hizmetleri sağlar.
   • Bazı durumlarda, ilkel izleme sistemlerini ücretsiz olarak bile edinebilirsiniz. Örneğin ActivTrak, sistem web trafiğini izler ve sizin için aylık bir rapor oluşturur.

2. 

   Zararlı veya uygunsuz web sitelerini engelleyin. İşverenler, çalışanlarının hangi web sayfalarını ziyaret ettiğini izleme ve ticari faaliyetler için önemsiz, uygunsuz veya potansiyel olarak zararlı buldukları web sitelerini engelleme hakkına sahiptir. Esas olarak, işverenler, çalışanların üretken olmasını sağlamak için, örneğin Facebook'u veya dikkatlerini dağıtacak hisse senedi alım satım sitelerini engellemek veya çalışanların iş arkadaşlarını taciz etmemesini veya kurumsal casusluk yapmamasını sağlamak için belirli web sitelerini engeller.
   • İşverenler ayrıca pornografik veya nefret dolu olduğu düşünülen siteleri engelleyebilir.
   • Bazı izleme paketleri, örneğin sosyal medya sitelerinde her gün belirli bir süreye izin vermek gibi belirli web sitesi türlerinde zaman sınırlarının belirlenmesine izin verir.
   • Çalışanlarınızın sık sık çalışmakla ilgisi olmayan bir web sitesini ziyaret ettiklerini fark ettiğinizde, bu web sitesini engelleyin ve onlara şirket saatinde olduklarını hatırlatan bir e-posta gönderin.

3. 

   E-postayı izleyin. E-postaları izlemek, işverenlerin haklı göstermesi daha zordur. Çalışanların e-postalarını okumadan önce, çalışanlara e-postalarının okunmasına izin veren politika hakkında bilgi verilmelidir. Buna ek olarak, işverenin genellikle e-postaları okumasına neden olan şüphe için bir nedene ihtiyacı vardır, tıpkı o çalışanla belgelenmiş bir olay gibi. İşverenlerin, e-postaların gizli olacağını başlangıçta iddia etmeleri halinde e-postaları okumayı haklı göstermeleri de zordur.

4. 

   Yasalara uygun olduğunuzdan emin olun. Bazı izleme önlemleri, çalışanlarınızın gizlilik hakkına müdahale edebilir. İzleme yazılımını kurmadan önce bir iş bulma avukatına danışın. Yazılım üzerinde çalışanların imzaladığı yazılı belgeler olduğundan ve yazılımın ne işe yaradığını herkesin anladığından emin olun.

Yöntem 4/4: Diğer İzleme Türlerini Kurmak

1. 

   Telefon görüşmelerini kaydedin. Federal yasa, işverenlerin çalışanların telefon görüşmelerini izlemesine izin verir. Ancak, bu yalnızca müşteriler veya tedarikçilerle yapılan aramalar gibi işle ilgili aramalar için geçerlidir. Bir işverenin genellikle kişisel aramaları izlemesine izin verilmez ve kişisel olduğunu anladıklarında aramayı kaydetmeyi ve izlemeyi durdurmalıdır. Bunun tek istisnası, kişisel telefon görüşmelerinin işyeri politikası tarafından açıkça yasaklanmış olmasıdır.
   • Sesli postaların kaydedilmesi ve izlenmesi, belgelenmiş bir suistimal şüphesi gibi, yalnızca gerekçelendirme ile yapılmalıdır.
   • Telefon görüşmeleri, telefon dinlemeleri veya elektronik kayıt sistemi kullanılarak kaydedilebilir. Bazı durumlarda bu, diğer izleme yazılımınızla bağlantılı olabilir.

2. 

   Video gözetimini ayarlayın. İşletmeler genellikle müşterileri ürünleri çalmaktan caydırmak için video gözetimini kullanır. Bununla birlikte, bazı işletmeler, çalışanların üretken olduğundan ve işletmenin politikalarını ihlal etmediğinden emin olmak için video gözetimi de kullanır. Çalışanları bu şekilde izlemek, çalışanların suistimaline dair tarafsız kanıtlar sağlayabilir ve onları daha özenli çalışmaları için motive edebilir. Bununla birlikte, sürekli izlenme hissi çalışanları rahatsız edebilir ve moralde düşüşe neden olabilir. Bu nedenlerden dolayı, video gözetimini kullanmadan önce artıları ve eksileri dikkatlice değerlendirin.
   • Birçok eyalette, video gözetimi de eyalet yasalarıyla dikkatli bir şekilde düzenlenir. Bu tür bir izlemeyi uygulamadan önce eyalet yasalarınızı kontrol edin.
   • Tuvaleti kullanmak veya değiştirmek gibi belirli faaliyetleri yapan çalışanları videoya çekmek her zaman yasa dışıdır ve cezai yaptırımlarla sonuçlanabilir.

3. 

   Çalışanlarınızın yerlerini takip edin. Xora ve TSheets gibi bazı uygulamalar, işverenlerin çalışan hareketlerini akıllı telefonlarından izlemelerine olanak tanır. Bu, tipik olarak içeri veya dışarı saat ölçümü için kullanılır ve çalışanın onay vermesi durumunda yasaldır. Bununla birlikte, bazı çalışanlar yazılımı kullanarak 7/24 takip edilir ve bu da onlara işverenlerini gizlilik ihlali nedeniyle dava etmeleri için yasal zemin sağlayabilir. Bu tür bir politika uygularsanız, bunu yasal olarak yaptığınızdan emin olmak için bir avukata danışın.
   • Nakliye veya sürüş temelli işletmeler, sürücülerin rotada kalmasını sağlamak için araçlarda izci kullanabilir. Bu yaygın bir uygulamadır ve genellikle kabul edilebilirdir.

Topluluk Soruları ve Cevapları

4 kişiden oluşan bir ekibi yönetiyorum. Hangi zaman izleme aracını önerirsiniz?

WebWork izleyiciyi tavsiye etmek istiyorum. Zaten 7 aydır ekip izleme ihtiyaçlarım için kullanıyorum. Kullanımı oldukça kolaydır ve etkinlik seviyeleri, ekran görüntüleri, raporlar, faturalar vb. Gibi birçok kullanışlı özelliğe sahiptir. Dahası, diğer uygulamalara göre daha ekonomiktir.

Günlük raporları nasıl yapabilirim?

Hepsi bir arada bir izleme ve yönetim yazılımını deneyebilirsiniz. Her çalışanın günlük iş özetini toplar ve kontrol edebileceğiniz veya indirebileceğiniz günlük, haftalık veya aylık bir raporu dışa aktarır.

Şirket, her personelin sahaya ya da ofis dışına çıkarken iş saatlerinin dışarı çıkması ve geri döndüklerinde işe giriş yapmaları yönünde bir politika koymuştur. Personel bunu yapmayı reddederse bu sorunu nasıl çözebilirim?

Çalışanlarınızı bunu yapmaya zorlamak zordur, öyleyse neden amacınıza ulaşmak için başka bir yol kullanmıyorsunuz? Bir izleme yazılımını deneyebilirsiniz. Bilgisayardaki oturum açma ve kapatma saatlerini otomatik olarak kaydedebilir, böylece kaydetmek istediğiniz saat giriş ve çıkış saati olacaktır. Aksi takdirde, çalışanlarınızı sistemi doğru bir şekilde kullanmazlarsa kendilerine doğru bir şekilde ödeme yapılmayacağı konusunda tehdit edebilirsiniz, ancak bunu uygulamak için hazırlıklı olmanız gerekir. Yasal olarak yayınladığınızdan emin olun ve çalışanlarınıza alışmaları için yeterli zaman verin.