İçerik

• aşamaları
• Bölüm 1 Mektubu başlatın
• Bölüm 2 Mektubun gövdesini yazın
• Bölüm 3 Mektubu bitirin
• 4. Bölüm Mektubu Tamamlama

Bu yazıda: Mektubu başlatın. Mektubun gövdesini azaltın. Mektubu doldurun.

Ticari bir mektup yazmanız gerekiyor mu? Genel olarak, bu tür mektuplar, çeşitli içeriklere uyum sağlayan iyi bilinen ve uygulaması kolay bir yapı izler. Bir iş mektubu her zaman tarihlenmelidir. Ayrıca, gönderici ve alıcı hakkında birkaç paragraf ve bilgi içermelidir. Şirketinizin belirlediği standartlara uymak için kendiniz yazın ve gerekirse gerekli değişiklikleri yapın.

aşamaları

Bölüm 1 Mektubu başlatın

1. 
   

   
   Düzeni tanıyın. Mektubunuzun içeriği ne olursa olsun, belirli sunum kurallarını uygulamanız gerekir. Ticari mektuplar yazılmalıdır. "Arial" veya "Times New Roman" gibi ortak bir yazı kullanın. Mümkünse, tuşa iki kez basarak her yeni paragrafa başlamakla aynı olan yastıklı paragrafları seçin. giriş ve şımartmayın.
   • Dört taraftan da 2,5 cm marj bırakın.
   • Dijital bir iş mektubu ortak bir yazı tipi kullanılarak oluşturulmalıdır. Profesyonel bir e-postada, siyah beyaz dışındaki renkli cursive veya e kullanmaktan kaçının.

2. 
   

   
   Uygun bir kağıt seçin. E, A4 boyutunda bir kağıda basılmalıdır. Amerika Birleşik Devletleri'nde yaşıyorsanız, 216 mm x 279 mm veya 8,5 "× 11" boyutlarında letter boyutlu kağıt kullanın. Bazı büyük sözleşmeler yasal boyutta kağıda (216 mm x 356 mm) basılabilir.
   • Göndermek için bir mektup basarsanız, şirketin kafasını taşıyan bir kağıt kullanın. Bu, mektubunuza resmi bir dokunuş verecektir çünkü okuyucu firmanızın logosunu ve iletişim bilgilerini görecektir.

3. 
   

   
   
   
   Şirketle ilgili bilgileri girin. Adresin her bir öğesini ayrı bir satıra yazarak şirketin adını ve adresini girin. Kendi adınıza çalışıyorsanız, adınızı şirket adı yerine ya da yukarısına ekleyin.
   • Şirketinizde kullanıma hazır bir başlık varsa, verileri kendiniz yazmak yerine kullanabilirsiniz.
   • Adresi kendiniz girerseniz, tercihlerinize veya şirketin talimatlarına bağlı olarak, sayfayı sayfanın solundaki veya sağına yaslayın.
   • Mektubu yurtdışına gönderirseniz, ülke adını büyük harflerle yazın.

4. 
   

   
   Tarihi belirtiniz. Daha fazla titizlik için, tam tarihi yaz. Örneğin: "1 Nisan 2012". Fransızca dilinde sunulan bir mektupta, yer ve tarih sayfanın sağ üst kısmında görünmelidir.
   • Mektubunuzun yazımı birkaç gün sürerse, mektubu tamamladığınız tarihi belirtin.

5. 
   

   
   
   
   Alıcı bilgilerini ekleyin. Alıcının tam adını, varsa başlığını, işletmenin adını ve adresini girin. Bu bilgi, her bir öğe ayrı bir satırda olacak şekilde, bu sırada görünmelidir. Varsa, bir referans numarası ekleyin. Fransızca’ya sunulan bir mektupta, alıcıyla ilgili bilgilerin sağda, tarihin birkaç satırının altında listelenmesi gerekir.
   • Doğrudan bir cevap almak için, mektubu belirli bir kişiye hitap etmek istenmektedir. Alıcının adını dikkate almazsanız, biraz araştırma yapın. İlgili kişinin adını ve unvanını öğrenmek için şirketle bağlantı kurun.

6. 
   

   
   Bir arama formu seçin. Bu formül alıcıya olan saygınızı ifade eder. Komşunuzu tanıyıp tanımadığınıza bağlı olarak formülünüzü seçeceksiniz. Ayrıca, ilişkinizin aşinalılığını veya formalizm derecesini de dikkate alacaksınız. Aşağıdaki listedeki seçenekleri inceleyin.
   • "Kime haklısın:" ifadesini kullanın. sadece Mektubunuzu tam olarak kime yönlendirebileceğinizi bilmiyorsanız.
   • Alıcı ile ilişkiniz yüzeysel ise, garip bir durumdan kaçınmak için "Efendim" veya "Madam" kullanmak en iyisidir.
   • Ayrıca alıcının ismini de belirtebilirsiniz, örneğin: "Mr. Director".
   • Alıcıyı çok iyi tanıyorsanız ve raporlarınız biliniyorsa, "Sevgili Suzanne" gibi daha kişisel bir formül kullanabilirsiniz.
   • Alıcının cinsiyeti hakkında şüpheniz varsa, şu formülü kullanın: "Bayanlar, Baylar".
   • Çağrı veya kolon formülünden (:) "Kime doğru" ifadesinden sonra virgül koymayı unutmayın.

Bölüm 2 Mektubun gövdesini yazın

1. 
   

   
   Uygun bir tonu kabul etmek. Bilinen bir söze göre, zaman paradır ve çoğu iş adamı zamanını boşa harcamaktan nefret eder. Bu nedenle, mektubunuz kısa ve kesin bir tonda yazılmalıdır. Doğrudan noktaya giderek ve kısa bir paragrafla başlayarak okumayı kolaylaştırın.Örneğin, her zaman şöyle bir cümle ile başlayabilirsiniz: "Yazıyorum ...".
   • Çiçekli geçişlerden, görkemli sözlerden veya uzun, uzun cümlelerden kaçının. Bunun yerine, en basitini olabildiğince hızlı ve net bir şekilde arayın.
   • İkna edici bir tarz benimseyin. Büyük olasılıkla, hedefiniz okuyucunuzu bir şeyler yapmaya, fikrinizi değiştirmeye, bir sorunu düzeltmeye, bir fatura ödemeye veya harekete geçmeye ikna etmek. Öyleyse bakış açınızı mahkumiyetle gösterin.

2. 
   

   
   Şahıs zamirlerini kullan Ticari bir mektupta şahıs zamirlerinin kullanımı tamamen doğru mu? ben, bize ve sen. Kendinize gelince, kişisel zamiri kullanın ben. Şahıs zamirini kullanacaksın, sen alıcı hakkında konuşmak için.
   • Bir kuruluş adına bir mektup yazarken dikkatli olun. Şirketin bakış açısını gösterirseniz, şahıs zamirini kullanmanız gerekir. bize. Böylece okuyucu bunun şirketin bakış açısı ile ilgili olduğunu bilecektir. Kendi fikrinizi ifade ediyorsanız, ben .

3. 
   

   
   Net ve özlü olun. Okuyucunuzu tam olarak konuşmanızın konusu hakkında bilgilendirin, çünkü yalnızca mektubunuz su kayaları gibi temizse, size hızlı bir şekilde cevap verecektir. Özellikle, alıcının size bir şey vermesini veya belirli bir yönde hareket etmesini isteyip istemediğinizi açıkça belirtmeniz gerekir. Konumunuzu mümkün olduğu kadar kısaca açıklayın.

4. 
   

   
   Aktif sesi kullanın. Bir durumu tarif ederken veya bir talepte bulunurken, pasif ses yerine aktif sesi kullandığınızdan emin olun. Pasif sesle ifade edilirse, belirsiz veya kişisel olmayan olma riskiniz. Ayrıca, aktif ses daha basittir ve doğrudan noktaya gider. İşte iki örnek.
   • Pasif yol: "Güneş gözlükleriniz akılda kalıcı olarak tasarlanmamış veya üretilmemiştir. "
   • Aktif Yol: "Şirketiniz, gücüne dikkat etmeden güneş gözlüğü tasarlar ve üretir. "

5. 
   

   
   Gerekirse rahat olun. Mektuplar insanlar tarafından başkalarına yazılır. Standart harflerden mümkün olduğunca kaçının, çünkü birisiyle kalıplaşmış bir mektup göndererek birisiyle ilişki kuramayacaksınız. Ancak, "kabul edilmeli" için "söylenmeli" veya "para" için "para" gibi konuşma veya argo ifadelerinden kaçının. Profesyonel bir tarza sahip olun ancak arkadaşça ve arkadaşça.
   • Alıcıyı çok iyi tanıyorsanız, selamınızı ifade etmek için bir formül de dahil etmek mümkündür.
   • Kişiliğinizin ortaya çıkaracağınız yönlerini belirlemek için sağduyunuzu kullanın. Bazen küçük bir mizah iş ilişkisini gerçekten kolaylaştırır, ancak bir fıkra anlatmadan önce dikkatli olun.

6. 
   

   
   Nazik ol. Şikayet veya şikayet mektubu yazsanız bile, olmalısınız. Muhatap pozisyonunu inceleyin ve makul sınırlar içinde elinizden geleni yapması için ona uygun ve makul bir tonda teklif edin.
   • Örneğin, kaba olmayan bir şikayet şöyle yazılabilir: "Güneş gözlüklerinizin o kadar zayıf olduğunu düşünüyorum ki artık satın almamaya karar verdim. Öte yandan, kibar bir iddia şöyle görünürdü: “Güneş gözlüklerinden hayal kırıklığına uğradım ve gelecekte diğer tedarikçilerle stok yapmaya karar verdim. "

7. 
   

   
   Kullanın ikinci sayfa Ekstra sayfalarınız için başlığında. İş mektuplarının çoğunluğu bir sayfaya sığacak kadar kısa olmalıdır. Ancak, mektubunuz daha uzun, örneğin bir sözleşme veya yasal sonuçlar gibi ise, ek sayfalara ihtiyacınız olabilir. Kullanın ikinci sayfa Başlık, ilk sayfa ile aynı kağıttan yapılmış, ancak genellikle kısaltılmış bir adrese sahip.
   • Sayfa numarasını, sayfanın en üstündeki ikinci ve sonraki sayfalara yazın. Ayrıca alıcının adını ve tarihini de ekleyebilirsiniz.

8. 
   

   
   Her şeyi bağla. Son paragrafta, mektup gövdesinde ele aldığınız noktaları özetleyin ve eylem planınızı veya alıcıdan ne beklediğinizi açıkça belirtin. Açıklayacak herhangi bir sorunuz veya endişesi varsa sizinle iletişim kurmasını önerin. Alıcıya, değerlendirilen yazıya veya soruya verdiği dikkat için teşekkür ederiz.

Bölüm 3 Mektubu bitirin

1. 
   

   
   Bir nezaket formu seçin. Sonuç olarak, temyiz formlarında olduğu gibi, saygı ve formalizm göstermektir. Kendinizi aldatma riskiyle uğraşmadan, aşağıdaki gibi bir formülü seçebilirsiniz: "lütfen dikkatimi verdiğim şeyin güvencesine inanın (efendim)" veya "Sadık duygularımın ifadesini ifade etmenizi rica ediyorum. Benzer şekilde, eğer bir e-posta ise, daha az resmi ancak kabul edilebilir olan "samimi," "saygılı" veya "içten" gibi ifadeleri kullanmayı düşünün.

2. 
   

   
   Mektubu imzala. İmzanızı imzalamadan önce yaklaşık dört satır atlayın. İmzalamadan önce mektubunuzu yazdırın. Mavi veya siyah mürekkep kullanmak daha iyidir. Mektubunuzu e-posta ile gönderirseniz, imzanızı tarayın ve resmi mektubun uygun kısmına koyun.
   • Mektubu başka biri adına imzalarsanız, "s. s. : »İmzanızdan önce. Bu, "vekil" ifadesinin kısaltmasıdır, yani "yerine" veya "adına" anlamına gelir.

3. 
   

   
   Adınızı ve iletişim bilgilerinizi yazın İmzanız altında adınızı, unvanınızı, telefon numaranızı, e-posta adresinizi veya diğer ilgili iletişim bilgilerinizi girin. Her öğeyi bağımsız bir satıra yazın.

4. 
   

   
   Daktilo baş harflerini ekleyin. Mektup, yazar dışında bir kişi tarafından yazılmışsa, bu kişinin baş harflerini imza altlığının altına ekleyebilirsiniz. Bazen, bazı şirketler, mektubun geliştirilmesine katılan kişileri daha kolay bulmak için mektubun baş harflerini eklemek ister.
   • Yalnızca daktilo harflerinin baş harflerini bulursanız, bunları küçük harfle yazın, örneğin: mj.
   • Yazarın harflerini eklerseniz, yazıcının baş harflerini küçük harflerle tutarken büyük harfler kullanın, örneğin: RW: mj. İki harfi bir eğik çizgiyle ayırmak mümkündür, örneğin: MW / mj.

5. 
   

   
   Ekleri belirtin. Mektubunuza bölüm eklediyseniz, bölümlerin sayısını ve türünü belirterek bu bölümlerin niteliğini, koordinatlarınızın altında birkaç satır yazın. Örneğin, şunu yazın: "Ekler (2): form, broşür".
   • Ayrıca "Ekler" ifadesini "PJ" yazarak kısaltabilirsiniz.

6. 
   

   
   Alıcıların isimlerini girin. Mektubun bir kopyasını bir başkasına gönderirseniz, "Eklentiler" satırı altında "cc" kısaltmasını yazıp, ardından kişinin adını ve başlığını yazarak mektupta belirtmelisiniz. Bu kısaltma "nezaket kopyası" anlamına gelir. Aynı zamanda, harflerin karbon kağıdı ile yazıldığı "gerçek kopya" ifadesinin kısaltmasıdır.
   • Örneğin, şunu yazın: "cc: Marie Martin, Pazarlama Direktörü".
   • Birden fazla isim eklerseniz, ikinci ismi ilk adın altında, ancak "cc:" olmadan hizalayın.

4. Bölüm Mektubu Tamamlama

1. 
   

   
   Mektubu düzeltin. Düzen, profesyonellik yansıtan önemli bir unsurdur. Ancak, alıcıya yetenekli ve sorumlu olduğunuzu kanıtlamak için hatalarınızı düzeltmelisiniz. E-işleme yazılımınızın yazım denetimini yapın, ancak göndermeden önce mektubunuzu dikkatlice okuyun.
   • Mektubun açık ve öz olduğunu kontrol edin. Üç veya dörtten fazla cümle içeren paragraflar var mı? Bu durumda, gereksiz tümceleri kaldırmayı deneyin.
   • Mektup çok önemliyse, arkadaşlarınızdan veya iş arkadaşlarından birisini sizin için okumasını isteyin. Bazen yeni bir görünüm farketmeyeceğiniz hataları veya yanlışlıkları tespit edebilir.

2. 
   

   
   Mektubunuzu çizmeyin. Birden fazla sayfanız varsa, onları zımbalamayın. Sayfalarınızı düzenli tutmak istiyorsanız, sol üstte bir ataşla ekleyebilirsiniz.

3. 
   

   
   Mektubu gönderin. Mektubu postayla gönderiyorsanız, ticari boyutta bir zarf kullanın. Mümkünse şirket logosunu taşıyan bir zarf alın. Gönderenin adresini ve alıcıyı doğru şekilde kaydedin. Mektubu ikiye katlayın, böylece adresin önce üst kapağı ve sonra alt kapağı açmasını sağlayın. Göndermeden önce mektubunuzu yeterince aldığınızdan emin olun.
   • Yazınızın dağınık olduğunu ve mesleki yeterliliğinizi yansıtmadığını düşünüyorsanız, e-posta işleme yazılımınızı kullanarak adresleri girin ve yazıcınızla birlikte zarfa yazdırın.
   • Mektup çok önemliyse veya acilse, bir servis tarafından teslim edilmesini düşünün.
   • E-postayla göndermek istiyorsanız, biçimlendirmeyi sürdürmek için "HTML" veya PDF biçimine dönüştürün. Ancak, kağıda basılan mektubu göndermek en iyisidir.