İçerik

• aşamaları
• Bölüm 1 Doğru becerilere sahip olmak
• Bölüm 2 İyi sunma

Bu yazıda: Doğru becerilere sahip olmalısınız

Halka açık veya her şekilde açık olan her yapının, bu kitleyle tanışmak için bir kişiye ihtiyacı vardır. Ve ön büro personelinin telefonla ve telefonla doğru şekilde iletişim kurabilmesi önemli olsa da, bir resepsiyonisti bir müşteri hizmetleri temsilcisinden ayıran yüz yüze iletişimdir. Genellikle, birileri (satış elemanı, aday, topluluk üyesi) bir çalışma alanına girdiğinde, uğraşacakları ilk kişi resepsiyonist olacaktır ve ilk izlenimler her zaman önemlidir.

aşamaları

Bölüm 1 Doğru becerilere sahip olmak

1. 
   

   
   Mükemmel organizasyon becerilerine sahip olur. Resepsiyonistler işlerinin yüzüdür: müşterilere önce hitap etmeleri onlara aittir ve ayrıca kamuoyunun ve şirket üyelerinin bilgi edinmek ve etkinlikler düzenlemek için uğraştıklarıdır. Telefon görüşmelerine cevap vermeye ve ziyaretçileri yönlendirmeye ek olarak, resepsiyon görevlileri genellikle müşterilere bakmak, etkinlikler düzenlemek, toplantılar hazırlamak vb. Çok fazla sorumlulukla karşı karşıya kalan resepsiyonistler, nasıl organize olunacağını ve aynı anda çeşitli görevleri nasıl yöneteceklerini bilmeli. Birden fazla görevi yerine getiremeyen bir resepsiyonist uzun sürmez.
   • Organize kalmak için iyi bir yol size uygun bir dosyalama sistemi seçmektir. Patronunuzun, meslektaşlarınızın ve müşterilerinizin hangi kağıtlara ve hangi bilgilere ihtiyaç duyabileceklerini bilmek önemlidir. Tüm bu bilgileri ayrı klasörlerde saklayın (bilgisayarınızda veya kağıt versiyonunda olsun). Dosyalama sisteminizi size uyacak şekilde düzenleyin, her sayfada fluo etiketine ihtiyacınız varsa, tereddüt etmeyin.
   • Organize olmak aynı zamanda kendinizi nasıl motive edeceğinizi bilmek anlamına gelir: birinin size nasıl bir şeyler yapması gerektiğini veya işe yarayacağını söylemesini beklemeniz gerekmez. Eğer organize olursanız, her gün hangi işlerin yapılması gerektiğini ve hangilerinin önceliği olduğunu bilirsiniz.
   • Gerekli telefon numaralarını elinizde bulundurun. Meslektaşlarınız, işverenleriniz, müşterileriniz, tedarikçileriniz, acil durumlarınız, vb. Tüm bu numaralara bir defada veya başka bir zamanda ihtiyacınız olacak. Bu telefon numaralarını bir dizinde veya uygun bir bilgisayar programında düzenleyin.

2. 
   

   
   
   
   Teknoloji becerisine sahip olmak. Resepsiyonistlerin karşılaştığı ilk teknoloji ürünü telefon ve beraberindeki tüm düğmeler ve telefon hatları. Bilgisayar becerileri de kaçınılmazdır: resepsiyonistlerin genellikle e ve e işleme yazılımlarını nasıl doğru kullanacaklarını bilmeleri gerekir. Nasıl bir elektronik tablo oluşturulacağını bilmek ve faaliyet alanınıza özel yazılımı kullanmak faydalı olacaktır.
   • Fotokopi makinesi, tarayıcı veya yazıcı masanızın yakınındaysa, bunları kullanmaktan ve onları kullanmakta zorlanan meslektaşlarınıza sorun gidermekten muhtemelen sorumlu olacağınızı unutmayın. Ofisinizde kullandığınız makinelerin türlerini öğrenir öğrenmez, tüm özellikleri kullanmayı ve en sık karşılaşılan sorunların üstesinden gelmeyi öğrenin.

3. 
   

   
   Güvenilir olun. Bir resepsiyonist ofisi istediği zaman yönetebilmelidir: kimse telefona cevap vermezse veya insanlar bilgi almak için sıraya girerse, şirketin kötü bir görüntüsünü verir. Güvenilirliğinizi bir öncelik haline getirin: Patronunuz size güvenebileceğini biliyorsa ve her zaman yardım etmek istediğinizde, vazgeçilmez olacaksınız.

4. 
   

   
   
   
   Dinleyebilme. İnsanları dinlemek, resepsiyonist olmanın önemli bir parçasıdır, telefonda olup olmadığı, müşteriden gelen bir soru, size aktarılan bilgiler. İyi dinleyebilmeniz sizi daha verimli bir çalışan yapacaktır: sorunları daha hızlı çözebileceksiniz, çünkü birisinin size ne sorduğunu daha iyi anlayacaksınız ve müşterileri çabucak ulaşmaya çalıştığınız kişiyle temasa geçireceksiniz.

5. 
   

   
   Her şeyi not al. Bir denetleyici sizden bir şey yapmanızı isterse talimatları not alın. Bir müşteri ararsa, iletişim bilgilerini ve size verdiği bilgileri not alın. Not almak, düzenli kalmak ve gün içinde aldığınız tüm küçük bilgileri hatırlamak için iyi bir yoldur. Notlarınızı bir not defterine alın ve her zaman yanınızda bulundurun. Bu notların ne kadar yararlı olacağına şaşıracaksınız, özellikle de sizi aradığınız son beş çağrıdan önce ne aradığını hatırlamak.
   • Bunları ayrıntılı olarak not ettiğinizden ve aldığınız notları tekrar okuduğunuzdan emin olun. Birini aldığınızda, doğru bilgileri aldığınızdan emin olmak için telefonu kapatmadan önce diğer kişiye not ettiğiniz iletişim bilgilerini tekrarlayın.

6. 
   

   
   Telefona kibarca, "merhaba, şirketimizle bağlantı kurduğunuz için teşekkür ederim, xxx, nasıl yardımcı olabilirim? »İlk veya ikinci çalmadan sonra telefona cevap verdiğinizden emin olun. İnsanları bir dakikadan fazla bekletmek asla iyi olmaz. Bir dakika sandığınızdan daha uzun.
   • Arayanın bağlantı kurmaya çalıştığı kişinin adını dikkatlice dinleyin. Gerekirse adı tekrarlayın. Cep telefonları genellikle sesleri bozar. Telaffuz zorsa aramanın yapıldığı kişinin adını yazın.
   • Çağrıyı kibarca güncellemek için "bir dakika lütfen" gibi bir formülle sizi bayın ederim, Bay Legrand. Ya da istenen kişi şu an telefonda ise, "Üzgünüm, Bay Legrand şu anda telefonda. Aramanı bir süreliğine bekletmemi mi istiyorsun yoksa bir tane mi bırakmak istiyorsun? "Arayana kibarca teşekkür et ve çağrılarına talimatlarına göre cevap ver.

7. 
   

   
   Teslimat personelini, diğer ziyaretçilerle aynı profesyonellik ve nezaket ile selamlayın. Sipariş almanız gerekebilir. İmzanızın okunabilir olduğundan emin olun. Teslimat personeli parsellerin nereye bırakılacağını bilmek için bilgiye ihtiyaç duyabilir. Uygun çalışanlarla iletişim kurduğunuzdan emin olun.

8. 
   

   
   Verimlilik ve nezaket ile müşterilere hoşgeldiniz. Ziyaretçiler kendilerini tanımladıktan ve kimi aradıklarını söyledikten sonra, kişiyle iletişim kurun ve kimin ziyaretçisi olduğunu onlara bildirin. Uygun bir standart formül "Bay Legrand, Giroud şirketinin Bay Giroud'u ve oğlu 14 saatlik randevusuna geldi. Her zaman ziyaretçinin adlarını ve adlarını ve ait oldukları organizasyonun adını not edin. Ziyaretçiye randevusu olup olmadığını sormakta fayda var. Bay Legrand, ziyaretçileri nerede tutacağınız ve ne kadar süre tutacağınıza dair size bazı bilgiler verecektir. Daha sonra ziyaretçiye "Bay Legrand birazdan burada olacak" veya "Bay Legrand bir toplantıyı bitiriyor ve 5 dakika içinde yanınızda olacak. Oturman için yalvarıyorum. teşekkür ederiz. "

Bölüm 2 İyi sunma

1. 
   

   
   Olumlu bir tutum var. Yukarıda belirtildiği gibi, resepsiyonist işinin yüzüdür. Müşterilerin önce yapması gereken ona göredir ve şirketin genel merkezine taşınamayan insanların sorularını cevaplar. Kimse keskin bir ifade ve huysuz bir tavırla karşılanmak istemez. Önceliğiniz her zaman güleryüzlü, coşkulu ve dinamik olmalıdır. Sizi çok sinirlendirseler bile zor müşterileri olan sabırlı olmayı unutmayın.
   • Zor bir müşteriyle çalışırken bile, güçlü ve neşeli bir insan olduğunuzu unutmayın. Kendine hayal kırıklığı içinde ne yaptığını söyle, ama beklentilerini karşılamak için elinden gelenin en iyisini yaptığın sürece, hatalı olmadığının farkında ol. Sabırlı olmaktan ve kötü ve sert bir insan olmaya geçmektansa, iyi bir kafa tutmak daha iyidir.

2. 
   

   
   Bir tebrik kartı hazırlayın. Müşterilerinizi nazikçe karşılamanız çok önemlidir. İkisine bakmadan önce sahip olduğunuz göreve devam etmek zorunda olsanız bile, onları görmezden gelmeyeceklerini ve bir anda onlara yardımcı olacağınızı bilmeleri için onları selamlamak önemlidir.
   • Mesela "merhaba!" Diyebilirsiniz. Xxx’e hoş geldiniz! Otur, birazdan seninim! "

3. 
   

   
   Nazik ol. Saygılı olun. Her kişiye, o gün ofisine gelen en önemli kişimiş gibi davranın. Bu senin görevin. Bu sabah trafikte sıkışıp kaldığınız, çantanızı yırtmış veya sevdiğiniz CD'yi kaybetmiş olsanız da kimse umursamıyor. Kişisel problemlerinizi evde bırakın. Ziyaretçilerin veya arayanların ne gönderdiğine veya yönlendirdiğine katılmıyor olsanız bile, numara yapın. Genel olarak, uğraştığınız kişinin rahat ve mutlu olduğundan ve resepsiyondan sorumlu olduğunuzdan emin olun.

4. 
   

   
   Buna göre giyin. Bir şirketi temsil ediyorsun, ona göre giyin. Profesyonel kıyafetlere yatırım yapın. Veya belirli bir mağazada (giyim mağazası gibi) resepsiyon görevlisiyseniz, bu mağazadan kıyafet almayı ve giymeyi düşünebilirsiniz. Kıyafetinize modanın, trendlerin veya diğer faktörlerin yansıtılması gereken bir ortamda çalışmadığınız sürece muhafazakar olun.
   • İşletmenizin kıyafet kodunu bilin. İşletmeniz günlük kıyafetler giymenize izin verebilir ancak asla giyinmemeye dikkat edin çok geçici (tişörtü iş yerinize gelmemelidir).
5. Her zaman temiz bir görünüme sahip olun.