İçerik

• Adımlar

Hepimiz işte organize olmanın önemli olduğunu biliyoruz; öyle olsa bile, bu birçok insan için sonsuz bir savaş. İster inanın ister inanmayın, organize olmak göründüğü kadar göz korkutucu bir görev değildir. Alışkanlıklardaki bazı hızlı değişiklikler ve devam eden çözümler, bu süreci düşündüğünüzden daha kolay hale getirebilir.

Adımlar

Yöntem 1/4: Alanınızı ve Zamanınızı Yönetme

1. 

   Faaliyetlerinizi izleyin. Birkaç gün boyunca aktivitelerinizden birkaçını bir günlüğe kaydedin. Bu, farkına bile varmadan tam olarak ne yaptığınızı görmenize yardımcı olacak ve organizasyonel ve üretkenlik başarısızlıklarınız hakkında bir ilk fikir edineceksiniz. Ek olarak, bu alıştırmayı genel hedeflerinizi göz önünde bulundurarak gerçekleştirmelisiniz. Aktivite günlüğü sayesinde, hangi görevlerin zamanınızı boşa harcayabileceğini ve hangilerinin hedeflerinize katkıda bulunabileceğini görebileceksiniz.

2. 

   
   
   Yüksek verimlilik programlarınızı belirleyin. Bazı insanlar sabahları üretkendir, bazıları ise erken kalkma fikrinden nefret eder. Günün sizi daha üretken kılan bölümleri hakkında zaten bir fikriniz olabilir. Tercihleriniz ne olursa olsun - geceler, sabahlar, öğle vakti veya "yoğun saatler" den hemen önce veya sonra - üretkenliğinizi en üst düzeye çıkarmak için bu sürelerden yararlanın.

3. 

   
   
   Önceliklendir görevleriniz. Hepimiz bazı görevlerin diğerlerinden daha önemli olduğunu biliyoruz; ancak, onlara her zaman yeterli önceliği vermeyiz. Örneğin, bayrak veya yıldız gibi markaları dürüstlük ve esneklikle içeren hatırlatıcılarla görevleri sınıflandıran bir sistem geliştirin. Bu hatırlatıcıları ister sanal ister fiziksel olsun, bilgisayarınıza veya masanıza yakın tutun. Listedeki en öncelikli öğelere daha fazla zaman ve enerji ayırın. Örnekler, günün sonunda veya ertesi gün teslim etmeniz gereken şeyler gibi kısa teslim süreleri olan görevleri içerebilir. Ayrıca müşterilere, patronlara veya üretilen masraflardan sorumlu olan diğer kişilere verilen yanıtlara öncelik verebilirsiniz. Ve bir görevin ne kadar hassas veya önemli olduğundan emin değilseniz, sormak her zaman iyi bir fikirdir.

4. 

   
   
   Hızlı görevleri hemen tamamlayın. Tüm görevlerin belirli bir süre için önceliklendirilmesi ve planlanması gerekmez.Bazılarını planlamak veya programlamak, tamamlamak kadar zaman alabilir. Eğer öyleyse ve bu görevleri hemen tamamlayabilirsiniz, keyfini çıkarın! Bu engellerle bu şekilde başa çıkmak, aynı zamanda ertelemekten kaçınmanıza da yardımcı olacaktır.

5. 

   Dağınıklığı ve çalışma malzemelerini yönetin. Masalarımız, düzensizlik sahnelerinden filmlere layık yıkım sahnelerine kolayca taşınır - bu da organizasyonu zorlaştırır. Hatta bazı insanlar sıkı temizlik politikaları altında çalışıyor. Gerekli olmasalar da, iş istasyonunuzu temizlemek için bazı adımlar atın.
   • Siparişi devam ettirin. Çöpleri atın ve ihtiyacınız olan malzemeleri sistematik olarak arşivleyin. Mümkün olduğunda dağınıklığı temizleyin: molalar sırasında veya görevler arasında.
   • Oluşturduğunuz kiri hemen temizleyin. Böylece daha sonra temizlik konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak. Ayrıca bu, mevcut bozukluğun gelecekte masanızda kalmasını önleyecektir.
   • İhtiyacınız olan sarf malzemelerini parmaklarınızın ucunda tutun. Açıkçası, etrafınızdaki her şey bir düzensizlik işareti değildir. Kullandığınız araçların mevcut olması zamandan tasarruf etmenizi sağlar ve değerli alanınızı iyi bir şekilde kullanmanızı sağlar.

6. 

   Aktiviteler ve randevular için zaman planlayın. Bazı insanlar yalnızca toplantılar planlarlar, ancak gerekli etkinliklerin listesini yapmazlar. En önemli görevleri ve randevuları planlamak faydalı olabilir. Ayrıca belirli görevleri "gruplandırabilirsiniz". Örneğin: toplantıları yalnızca Salı ve Perşembe günleri planlayın. Ayrıca kendinize yaratıcı zaman ayırmak veya beklenmedik olaylara uyum sağlamak için takviminizde boş zaman bulundurun.
   • Bir gündem ve takvim kullanın. Bu araçlar, iCalendar ve Google Now gibi uygulamalar biçiminde kağıt veya sanal olabilir.
   • Faaliyetlerinizi kategorilere ayırın. Aktiviteleri renge göre kategorize etmek veya ayırmak, size neyin önemli olduğuna dair hızlı görsel hatırlatıcılar verebilir. Bu kategoriler örneğin şunları içerebilir: yazışmalar, projeler, etkinlikler, toplantılar, tartışmalar ve hatta molalar veya fiziksel egzersizler için zamanlar.
   • Teknolojinizi optimize edin. Outlook gibi sanal takvimler ve e-posta platformları, yapılacaklar listelerinizi, kişilerinizi ve adreslerinizi birleştirebilir. Bu sadece her şeyi daha verimli hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda düşünme sürecinizi de optimize eder.
   • Mümkün olduğunda, görevleri devredin. Bir günlük çalışmanın yoğunluğu düşünüldüğünde, her şeyi kendi başınıza yapmak zorunda olmadığınızı unutmak kolaydır. Görevleri bir asistana devredin veya özellikle ev işleriyle boğuşuyorsanız, bir iş arkadaşınızdan size bir iyilik yapmasını ve belirli görevlerde yardım etmesini isteyin. Her şey daha sakin olduğunda onları ödüllendirebilirsiniz.

Yöntem 2/4: E-postanıza sistematik bir şekilde bakma

1. 

   E-postalarınızı planlanan zamanlarda kontrol edin. Alınan mesajların çoğu çok acil olmadığı için herkesin gelen kutusuna bağlı kalması gerekmez. E-postalara anında yanıt verilmesini gerektirmeyen bir yerde çalışıyorsanız, gelen kutunuzu planlanan zamanlarda kontrol edin - günde yaklaşık üç veya dört kez.

2. 

   E-postaları arşivleyin. İletilerin gelen kutunuzda birikmesine izin vermek yerine klasörler ve etiketlerden yararlanın. Outlook'ta klasörler ve alt klasörler varken, Gmail'in etiketleri ve birkaç ayrı gelen kutusu vardır. Örneğin bir gazeteciyseniz, klasörleriniz "Güncel raporlar", "Gelecek raporlar", "Eski raporlar", "Röportajlar ve Kaynaklar" ve "Hikayeler ve Fikirler" olarak adlandırılabilir.
   • Sil ve arşivle. Eski ve önemli postaları arşivleyin ve geri kalanını silin. Yukarıdaki örnekte, "Eski Raporlar" klasörü bir gazetecinin dosyası olarak hizmet vermektedir. Eski e-posta mesajlarını silmeye başladığınızda, kaç öğenin çöp kutusuna gittiğine ve kaç öğenin depolandığına şaşıracaksınız. Bazı insanlar gelen kutularının boş olmasını da ister - tek bir mesajı okunmamış halde bırakmamayı (veya gelen kutularında hiçbir mesajı bırakmamayı) sever. Klasörleri ve etiketleri kullanmanın yanı sıra, "Arşiv" işlevini kullanarak, iş yerindeki molalarda eski e-postaları silerek veya hesap düzenleme uygulamalarını kullanarak kutuyu boşaltabilirsiniz.

3. 

   En verimli olduğu anda, diğer iletişim türlerini kullanın. Bazen basit bir telefon görüşmesi, on e-postanın değiş tokuşunu gerektiren bir sorunu çözebilir. Eğer öyleyse, kişiyi arayın! E-posta alışverişi yapmanın bir tartışma oluşturacağını veya birçok mesaj içereceğini biliyorsanız, en iyisi telefonda konuşmak olabilir. Bu şekilde, elektronik mesajlar yoluyla uzun ve uzun tartışmalardan kaçınırken daha fazla ayrıntı alabileceksiniz. Hatta bir meslektaşınıza bir e-posta gönderebilir ve "Bu konuda size pek çok sorum var. Belki birbirimizle konuşmalıyız. Seni beş dakika içinde arayabilir miyim?"

4. 

   Kesintileri sınırlayın. Stratejik molalar yararlı olsa da, çalışma saatleri içindeki kesintiler değildir. Sizi yavaşlatabilir, çalışma hızınızı düşürebilir ve düşünme şeklinizi kaybetmenize neden olabilirler. Bu yüzden çok meşgul olduğunuzu bildiğiniz zaman özel yazılı ve sesli mesajlar kullanmaya çalışın. Bu araçların yalnızca ofiste olmadığınız zamanlarda kullanılması gerekmez; görevlerle boğuştuğunuzda kullanılabilirler. Birçok kişi "açık kapı" politikasını da kullanır - ancak odanızı her zaman açık bırakmak zorunda değilsiniz. Hatta kapıya "Bir görüşmenin ortasındayım" veya "Meşgulüm. Lütfen daha sonra tekrar gelin veya bir e-posta gönderin" gibi dostça bir not bırakabilirsiniz.

5. 

   "Bulutların" hizmetlerini kullanın. Bulut hizmeti ("bulut bilişim" olarak da bilinir) daha ucuz, ölçeklenebilir, verimli ve kolayca güncellenebildiği için düşünülebilir. Bu bulutların sunduğu içerik, çeşitli cihazlardan erişebildiğiniz için özellikle yararlı olabilir: bilgisayarlar, tabletler, akıllı telefonlar vb. Bulut depolama, dijital yedeklemeler yapmanın birincil veya ikincil bir yolu olarak da hizmet eder. İşyerinizdeki BT veya yazılımdan sorumlu kişiye danışın. Bulutlarda zaten bir miktar boş alanınız olabilir (veya bu alanı küçük yıllık ücretlerle bile satın alabilirsiniz).

6. 

   İnternet favorilerini kullanın. En iyi tarayıcılar, kolay ve hızlı erişim için sık ziyaret ettiğiniz e-posta adreslerini kaydedip düzenlediğinizde yer imlerine eklemeyi mümkün kılar. Bunlardan yararlanın, böylece sektör haberlerini veya bilgilerini içeren önemli web sitelerini unutmazsınız.

Yöntem 3/4: Zamandan yararlanma

1. 

   Aynı anda birden fazla görevi uygulamaktan kaçının. Bu bakımdan çoğu uzmanın benzer fikirleri var. TV'de hızlı ve havalı görünse de, birkaç görevin aynı anda uygulanması ("çoklu görev" veya "çoklu görev") verimli değildir ve organizasyonel etkinliğinizi bozabilir. Her seferinde tek bir göreve tüm dikkatinizi vermeyi seçin; tamamlayın ve listedeki sonraki öğeye ilerleyin.

2. 

   Kendiniz için bir program veya takvim oluşturun. Neyse ki çoğu iş, gününüzdeki her şeyi özel olarak planlamanızı gerektirmez. Bununla birlikte, günün önemli olaylarını ve en önemli olaylarını ve görevlerini temel bir program tutmak yararlı olabilir.
   • Belirli etkinlikler için zaman sınırları ayarlayın. Bazı görevler bu sınırları gerektirmez, ancak diğerlerinde üretkenliğinizi artırmanız için zaman parametreleri olmalıdır. Normalden daha uzun süren günlük aktiviteleri düşünün ve onlara gelecekte belirli son tarihler verin.
   • Diğer aktiviteler için fazladan zaman ayırın. Deneyimlerinizden öğrenmiş olabileceğiniz gibi, bazı aktiviteler beklenenden daha fazla zaman gerektirir; ancak, bu mutlaka kötü bir şey değildir. Örneğin, bu tür görevleri gerçekleştirmek için (ve özellikle önemli etkinlikler ve toplantılar için) önce ve sonra fazladan zaman ayırın.

3. 

   Bir kronometre uygulaması, fiziksel bir kronometre veya bir alarm kullanın. Bu araçlar idareli kullanıldığında etkili olabilir. Bazı insanlar önceden uyarı almak ve bir etkinliğe hazırlanmak için alarmlarını 10, 15 veya 30 dakika önceden ayarlamayı severler. Hatırlatıcıları da kullanabilirsiniz.

4. 

   Faaliyetlerinizi ertelemekten kaçının. Kendinize bu ertelemenin kesinlikle gerekli olup olmadığını veya sadece bir erteleme örneği olup olmadığını sorun. Ertelediğinizi düşünüyorsanız, görevi ertelemeyin - hemen bitirin! Ancak, bir etkinliği ertelemek kaçınılmazsa, onu yarıda kestiğiniz noktayı ezberleyin ve bitirmek için başka bir belirli zaman ayarlayın. Diğer bir seçenek de acil durum planı oluşturmaktır. Örneğin: yüz yüze bir toplantıyı iptal etmeniz gerekiyorsa, bu kişiyle (sesli ve / veya görüntülü olarak) bir arama yapabilirsiniz.

Yöntem 4/4: Fiziksel ve zihinsel sağlığınıza özen gösterme

1. 

   Aralar vermek. Sağlıklı ve üretken kalmanız için zihinsel molalar vermeniz önemlidir. İşe o kadar batık olma eğilimindeyiz ki bazen ara vermeyiz - çok önemlidir. Bu molalar bize ihtiyacımız olan dinlenmeyi sağlar ve üretkenliğimizi artırır, ancak aynı zamanda geri adım atmamıza ve zamanımızı mümkün olduğunca verimli kullanıp kullanmadığımızı kendimize sormamıza izin verir.

2. 

   Daha iyi uyu. İyi uyumazsak, ertesi gün şaşkın, yorgun veya halsiz olabiliriz, bu da işteki verimliliği ve planlarımızı baltalayabilir. Gecede en az yedi veya sekiz saat kesintisiz dinlenmeyi planlayın.

3. 

   Kendinizi iş arkadaşlarınızla karşılaştırmayın. Bu insanların çoğunun işi bizimkinden farklı ve hepsinin farklı organizasyon yöntemleri var. Tanıdığınız biri için mantıklı ve etkili olan bir yöntem, rutininiz için en iyisi olmayabilir ve bunun tersi de geçerlidir.

4. 

   Organizasyonun devam eden bir süreç olduğunu kabul edin. Mükemmel olmayı beklemeyin. Organizasyon süreklidir ve sürekli dikkat gerektirir. Her gün mükemmel bir şekilde organize olmayacaksınız; ancak küçük bir düzen sizi çok daha etkili hale getirebilir.