İçerik

• aşamaları
• 1. Bölüm Zaman ve mekanda düzenleme
• 2. Bölüm E-postayı Yönetme
• Bölüm 3 Zamanı yönet
• Bölüm 4 Fiziksel ve Ruh Sağlığının Korunması

Bu makalede: Zamanı ve Alanı Yönetme E-postayı Yönetme Saati YönetmeFiziksel ve Zihinsel Sağlığı Koruma15 Referanslar

Organize olmak, işe alım yapanlar tarafından aranan bir niteliktir, çünkü kaliteli iş sağlamak için en iyi varlıklardan biridir. Bununla birlikte birçok çalışan, farklı derecelerde örgütsel zorluklarla karşılaşmaktadır.Bunun bir parçasıysanız, basit ve etkili çözümler olduğunu bilin. , profesyonel yaşamınızı daha iyi bir organizasyonla kolaylaştırmak için bazı ipuçları sunar.

aşamaları

1. Bölüm Zaman ve mekanda düzenleme

1. 
   

   
   Faaliyetlerinizi bir gazeteye kaydedin. Faaliyetlerinizin her birini ilerledikçe değerlendirmek için bir hafta ayırın. Bu tipik hafta, günlük işlerinize genel bir bakış atmanızı sağlayacaktır. Bunları istedikleri zamana ve ulaşmanıza izin verecek hedeflere göre sınıflandırabileceksiniz.

2. 
   

   
   Verimlilik zirvelerinizi belirleyin. Bazı insanlar sabahları daha aktif, bazıları öğle yemeğinden sonra daha etkilidir. Sizin için en uygun zaman hangisi olursa olsun, en önemli ve karmaşık işleri yapmak için bundan yararlanın.

3. 
   

   
   Görevlerinize öncelik verin. Kağıt veya dijital formda bir günlük alma alışkanlığı edinin. Geceleri ayrılmadan veya sabaha varmadan önce, en önemli etkinlikleri işaretleyin: kısa sürede yapılması gereken rapor, randevunun hazırlanması ... Bu, her görev için gereken zamanı ve enerjiyi size dağılmadan vermenizi sağlayacaktır. Bununla birlikte, koşulların değişmesi durumunda yeni gereksinimleri içerecek kadar esnek kalın. Bir görevin göreceli öneminden emin değilseniz, işbirliğinizden veya amirinizden ayrıntılar için isteyin.

4. 
   

   
   
   
   Hızla küçük görevleri gönderin. Önceliklendirme ertelemek demek değil! Başka bir deyişle, önemsiz fakat kolay ulaşılabilir görevleriniz varsa, bunları bir gecede ertelemeyin. Bu küçük aktivitelere olabildiğince çabuk özen gösterin, böylece en önemli noktalara odaklanabilirsiniz.

5. 
   

   
   Çalışma alanınızı düzenleyin. Küçük bir ofisiniz veya gerçek bir odanız olsun, yeriniz etkili bir iş için elverişli olmalıdır! Dağınık bir çalışma alanı strese neden olabilir ve verimliliğinizi sınırlayabilir. Tuvalet manyağı olmakla ilgili değil! Sadece masanızı toplama alışkanlığı edinmelisiniz.
   • Çalışma alanınızı saklayın. Ofisinizi kirleten tüm dosya ve çöplerden kurtulun. Buna karşılık, önemli kısımları dikkatlice derecelendirin. Çalışma alanınızı fırsat bulduğunuz anda depolayın ve temizleyin: bir etkinlik süresince, bir mola sırasında, iki görev arasında ...
   • Gittiğiniz gibi temizleyin. Bu şekilde, masanızda kağıt veya yiyecek artıkları birikmesini önlersiniz.
   • Eşyaları parmaklarınızın ucunda tutun: telefon, kalem, kağıt pedi ... Çalışma alanınızı olabildiğince işlevsel hale getirmek için düzenleyin.

6. 
   

   
   
   
   Gününü planla. Etkili bir şekilde organize etmek için randevularınızı planlamanız gerekir, ancak e-postanızı okumak, rapor yazmak gibi diğer tüm profesyonel görevleri de yapabilirsiniz. Örneğin, haftanın bir veya iki gününü randevularınızı geçirebilirsiniz siz ve haftanın geri kalanı diğer görevleriniz için. Boş zamanları ne pahasına olursa olsun doldurmaya çalışmayın. Rahatlama veya daha az acil sorunlar hakkında düşünme fırsatını kullanın. Bu düşük aktivite dönemleri de beklenenleri öngörebilir.
   • Bir takvim veya takvim kullanın. Bir kağıt gündemini, elektronik bir takvimi veya benzeri uygulamaları seçebilirsiniz. iCalendar veya Google Asistan.
   • Faaliyetlerinizi sınıflandırın. Örneğin, bunları türe göre (proje, etkinlik, toplantı, ara…) veya önem sırasına göre sınıflandırabilirsiniz. Ana faaliyetlerinizi bir bakışta görmenize izin veren bir sistem seçin.
   • Dijital araçların kullanımını optimize edin. Örneğin, görünüm adres defteri, takvim veya yapılacak faaliyetlerin listesi olarak kullanılabilir. Profesyonel yaşamınızı planlamak için aynı aracı kullanarak, verimlilikte kazanırsınız.
   • Mümkünse, çalışmanızın bir kısmını devredin. Size verilen görevlerle bir asistan yüklemek veya bir meslektaşınızın yardımını almak zor olabilir. Ancak bu, yapabileceğiniz etkinliklere odaklanmanıza ve zaman yönetiminizi optimize etmenize olanak sağlar.

2. Bölüm E-postayı Yönetme

1. 
   

   
   Mümkünse, e-postanızın okunmasını planlayın. Bazı yayınlar, cihazınızla kalıcı bir bağlantı gerektirebilir. Bu sizin durumunuz değilse, e-postalarınızı gün içinde planlanan saatlere kadar okumayın.

2. 
   

   
   Postalarınızı sıralayın. Önemli konuşmaları işaretleyin ve e-postalarınızı amaçlarına, gönderenlerine göre sınıflandırın ... görünüm (klasörler ve alt klasörler) veya Gmail (Etiketler).
   • S işlendiği gibi silin. İhtiyacınız olabilecek önemli konuşmaları ve e-postaları arşivleyin. Tamamı okunmuş ve işlem görmüş boş bir kutuya sahip olmak günün sonunda bir rahatlama olabilir. Bir kural olarak koyarsanız, e-postalarınızın işleme koyulmadığından emin olun.

3. 
   

   
   İletişim araçlarını optimize edin. Meslektaşlarınız arasında veya ortaklarınız arasında, kendinizi e-postayla bir sohbete sınırlamayın. Anlık görüşme veya sadece telefon, hızları ve insan ilişkileri için tercih edilen çözümlerdir. Size değerli zaman kazandırabilir ve cevabınızı beklemenin stresini koruyabilirler. Ayrıca, sözlü bir konuşma dizisinde bilgi alışverişi yazmaktan daha kolaydır.

4. 
   

   
   Zamansız iş kesintilerini sınırlayın. Gün boyunca ara vermek çok önemlidir. Öte yandan, telefona cevap vermek için bir görevin ortasında sizi rahatsız etmek veya masanızın önünden geçen bir meslektaşınız çalışma zamanınızı bozuyor ve zaman harcıyor. Kendinizi tamamen izole etmeden kapınızı kapatmaktan veya telefonunuzu telesekretere bırakmaktan çekinmeyin. Göreviniz tamamlandıktan sonra çeşitli isteklere cevap verin. Bununla birlikte, sosyal ya da erişilmez görünme riski altında mutlak bir kural yapma!

5. 
   

   
   Kullanın bulut bilişim. Bu teknoloji uzak bir sunucu aracılığıyla büyük miktarda bilginin saklanmasını mümkün kılar. Bu nedenle ucuzdur ve verinin erişilebilirliğini arttırır. Böylece internete erişimi olması koşuluyla her türlü cihazdan çalışabilirsiniz. bulut bilişim işinizin kalitesini ve zaman yönetiminizi iyileştirebilir, çünkü daha hızlı ve daha verimli çalışmanıza olanak tanır. Bu hizmet genellikle şirket tarafından ödenen bir abonelik olarak kullanılabilir. Hizmetiniz için bu teknolojinin kullanımını önermekte tereddüt etmeyin.

6. 
   

   
   Arama motorları tarafından sunulan özellikleri kullanın. Zaten favorilerinizdeki siteleri kişisel olarak kaydetme ve sıralama alışkanlığınız olabilir. Ofiste aynı şeyi yapmaktan çekinmeyin, özellikle kendi bilgisayarınız varsa. Örneğin, kurumsal ortak siteler veya genel bilgiler hızlı erişmeniz gereken kaynaklardır.

Bölüm 3 Zamanı yönet

1. 
   

   
   Bir seferde birden fazla görev yapmaya çalışmayın. Bilgi ve iletişim teknolojilerinin hakim olduğu bir dünyada çalışanların her zaman erişilebilir olması ve tüm taleplere aynı anda cevap vermesi beklenmektedir. Tüm uzmanlar bu fenomenin olduğunu söylemek istekli çoklu görev Görünüşlerin aksine, zaman kaybına ve iş kalitesine yol açar. Beynimiz bilgiye doyurulduğunda, her şeyi analiz etmek için zamanı yoktur. Böylece, aynı anda birkaç görevi gerçekleştirmek stresi artırır ve analiz etme ve konsantre olma yeteneğini azaltır. Bir seferde bir sorunu çözmek daha mantıklı.

2. 
   

   
   Kendi programını oluştur. Belirli bir gündem oluşturmanın ötesinde (toplantı, etkinlik, toplantı ...), gününüzü genel olarak belirlemek iyi bir şey. Bu, etkinlik zirvelerini ve dinlenme periyodlarını tahmin etmenizi sağlar.
   • Bir projeyi düşünmek veya bir müşterinin dosyasını incelemek gibi bazı etkinlikler konsantrasyon ve analiz gerektirir. Verimliliğinizi artırmak için, bu tür bir etkinlik için harcamak için belirli bir zaman planlayın. Dosya veya projeleri taşırsanız, zihinsel kapasiteniz düşebilir ve bu da sizi daha az verimli hale getirir. Benzer şekilde, posta okuma veya rapor gibi daha sıkıcı görevlerin zamanla sınırlı olması gerekir. Aksi takdirde, sıkılmış hissedebilir ve etkinliği geciktirebilir veya geciktirebilirsiniz.
   • Bazı etkinlikler için fazladan zaman tanıyın. Aslında, toplantılar veya randevular beklenenden daha uzun sürebilir. Tecrübelerinize dayanarak, zamanlamanıza, etkinliğin ilan edilen süresinden daha büyük bir zaman aralığı ekleyin.

3. 
   

   
   Bir alarm kullanabilirsiniz. Size bir olayı anımsatabilir, bir görevin tamamlanması için ayrılan sürenin sonunu işaret edebilir ya da sadece bir çalışma ritmi verebilir. Ancak, beklenmedik bir şekilde çalmasını önleyin, çünkü bu sizi daha verimli hale getirmeden strese girebilir.

4. 
   

   
   Görevlerinizi geçerli bir sebep olmadan yerine getirmeyin. Lennui, yorgunluk, ofisten daha erken ayrılma arzusu ... bir aktiviteyi ertelemenin kötü sebepleri. Erteleme gerçek bir zaman ve verimlilik kaybıdır. Ancak esnek kalmalısınız. Beklenmeyen bir olay meydana gelirse (son dakika toplantısı, acil bir dosyanın gözden geçirilmesi ...), yapmanız gerekenleri not edin ve etkinliğinize devam edin. Alternatif bir çözüm de kurabilirsiniz. Örneğin, bir toplantıya gidemiyorsanız konferans görüşmesi ayarlamayı deneyin.

Bölüm 4 Fiziksel ve Ruh Sağlığının Korunması

1. 
   

   
   Ara ver. Makalede belirtildiği gibi, fiziksel ve entelektüel dinlenme dönemleri planlamak zorunludur. Aslında, öğleden sonraları, sabah yapacak vaktimiz olmadıklarını yapmak için bir mola vermek işe yaramaz. Ara, geri adım atmanıza, yapılan işi takdir etmenize ve iş arkadaşlarınızla değiş tokuş yapmanıza olanak tanır. Ayrıca, verimliliği daha iyi organize etmeye ve iyileştirmeye yardımcı olur. İşle boğulmuşsanız, takviminize mola süresine girin, böylece unutmayınız. Gerekirse bir alarm planlayın.

2. 
   

   
   Yeterince uyu. Uykunun faydaları her zaman kabul edilmiştir. Ancak birçok işçi yeterince uyumuyor. Yedi ya da sekiz saatlik iyi bir gece uykusu almak için bir rutin kurun.

3. 
   

   
   Kendinizi meslektaşlarınızla karşılaştırmayın. Herkesin farklı şekilde kavradığı özel bir rolü vardır. Bir meslektaş için etkili bir organizasyon yöntemi mutlaka sizin için olmayacaktır. En iyi uygulamaları tartışabilirsiniz, ancak kendi sisteminizi bulmanız gerekir.

4. 
   

   
   Organize etmek zaman alıcı bir süreçtir. Şirketinizde çalışırken programınız uygulanacaktır. Gündemi her ne pahasına olursa olsun takip etmeye çalışmayın ve esnek olun. Genel bir organizasyonla başlayın (düzenli ofis, işle ara arasında zaman dağılımı ...) ve ardından aşamalı olarak düzeltin.